Πώς μπορώ να δημιουργήσω μια πολιτική διατήρησης email;

Για να δημιουργήσετε μια πολιτική διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει πρώτα να δηλώσετε τον λόγο για τον οποίο γράφετε την πολιτική mdash;Για να συμμορφωθούν με τις νομικές απαιτήσεις, να διατηρήσετε την απόδειξη των επιχειρηματικών εγγράφων ή να διασφαλίσετε ότι οι σημαντικές πληροφορίες δεν χάνονται.Το έγγραφο θα πρέπει επίσης να εξηγεί ποιοι υπάλληλοι επηρεάζουν την πολιτική και ποιοι τύποι μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνονται.Πρέπει επίσης να αποφασίσετε πόσο θα πρέπει να διατηρούνται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Μπορεί να απαιτείται νομικά να διατηρήσετε ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.Η ανάθεση ενός υπαλλήλου είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση της πολιτικής μπορεί να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι η πολιτική σας εφαρμόζεται σωστά.

Μια πολιτική διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια γραπτή διαδικασία για τον τρόπο με τον οποίο μια εταιρεία θέλει τους υπαλλήλους της να χειρίζονται τις επικοινωνίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Οι πολιτικές διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνήθως αναφέρουν τα οποία θα πρέπει να διατηρούν οι υπάλληλοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για πόσο καιρό και πώς να αποθηκεύουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Σε πολλές δικαιοδοσίες, υπάρχουν νομικές απαιτήσεις για το πόσο καιρό οι επικοινωνίες της εταιρείας MDASH;συμπεριλαμβανομένων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου mdash;Πρέπει να διατηρείται, οπότε η πολιτική διατήρησης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σημαντική.

Όταν γράφετε την πολιτική σας, εξηγήστε ποιοι εργαζόμενοι στην εταιρεία καλύπτουν την πολιτική διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Ανάλογα με τον σκοπό για την εφαρμογή της πολιτικής κατά πρώτο λόγο, μπορεί να μην ισχύει για όλους στον οργανισμό σας.Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι της αποθήκης που δεν ασχολούνται με την ηλεκτρονική αλληλογραφία ενδέχεται να μην υποχρεούνται να συμμορφώνονται με την πολιτική.Οι εκπρόσωποι εξυπηρέτησης πελατών, από την άλλη, ενδέχεται να χρειαστούν να διατηρήσουν τα περισσότερα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους.

Περιγράψτε ποιοι τύποι αλληλογραφίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμπίπτουν στη διακυβέρνηση της πολιτικής διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Για παράδειγμα, ορισμένες εταιρείες γράφουν πολιτικές διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αφορούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ασχολούνται με διοικητικά, φορολογικά, γενικά και εφήμερες θέματα.Η πολιτική της εταιρείας σας μπορεί να ασχοληθεί ειδικά με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ασχολούνται με θέματα που έχουν νομικές απαιτήσεις.Όποια και αν είναι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιλέγετε να καλύπτετε από την πολιτική, βεβαιωθείτε ότι είστε σαφείς και συνοπτικοί επί του θέματος.

Η πολιτική θα πρέπει επίσης να περιγράψει πόσο θα πρέπει να διατηρηθούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πώς οι εργαζόμενοι πρέπει να διατηρούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Για τη συμμόρφωση με τα αρχεία, ενδέχεται να είστε νομικά υποχρεωμένοι να διατηρήσετε την αλληλογραφία των πελατών για μια πενταετή περίοδο.Εκτός από την αποθήκευση σε ένα αρχείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον διακομιστή σας, ο νόμος μπορεί επίσης να απαιτεί να εκτυπώσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να διατηρήσετε έντυπο τρόπο στο αρχείο πελατών.Όποια και αν είναι η διαδικασία για τη διατήρηση αυτών των αρχείων, βεβαιωθείτε ότι έχετε εξηγήσει λεπτομερώς όταν γράφετε την πολιτική διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μια καλή πολιτική διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να περιλαμβάνει το τμήμα ή τον τίτλο του υπαλλήλου που είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση των απαιτήσεων.Η εταιρεία σας ενδέχεται να έχει ένα τμήμα συμμόρφωσης ή υπάλληλο που είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι οι διαδικασίες της εταιρείας είναι σύμφωνα με το νόμο.Αυτό μπορεί να είναι το φυσικό άτομο που έχει υπεύθυνο για την παρακολούθηση και την επιβολή της πολιτικής διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Σαφώς δηλώστε ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση της πολιτικής, ώστε οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν σε ποιον να απευθυνθούν εάν έχουν ερωτήσεις ή ζητήματα.Μια πολιτική δεν μπορεί να τηρηθεί εάν οι εργαζόμενοι που πρέπει να την εφαρμόσουν δεν γνωρίζουν ότι υπάρχει.Μπορεί να θέλετε να πραγματοποιήσετε συνάντηση ή προπόνηση για τους πληγέντες υπαλλήλους.Αυτό εξασφαλίζει ότι λαμβάνουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να τηρήσουν την πολιτική διατήρησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.