Paano ako makalikha ng isang patakaran sa pagpapanatili ng email?

Upang lumikha ng isang patakaran sa pagpapanatili ng email, kailangan mo munang sabihin ang dahilan na isinusulat mo ang Patakaran at MDASH;Upang sumunod sa mga ligal na kinakailangan, upang mapanatili ang patunay ng mga dokumento sa negosyo, o upang matiyak na hindi mawala ang mahalagang impormasyon.Dapat ding ipaliwanag ng dokumento kung aling mga empleyado ang nakakaapekto sa patakaran, at kung aling mga uri ng email ang kasama.Dapat mo ring magpasya kung gaano katagal dapat itago ang mga email;Maaari kang ligal na kinakailangan upang mapanatili ang ilang mga email para sa isang tiyak na tagal ng panahon.Ang pagtatalaga ng isang empleyado upang maging responsable para sa pagsubaybay sa patakaran ay makakatulong na matiyak na ang iyong patakaran ay maayos na ipinatupad.

Ang isang patakaran sa pagpapanatili ng email ay isang nakasulat na pamamaraan kung paano nais ng isang kumpanya na hawakan ng mga empleyado ang mga komunikasyon sa email.Ang mga patakaran sa pagpapanatili ng email ay karaniwang nagsasaad kung aling mga email ang dapat mapanatili, kung gaano katagal, at kung paano mag -imbak ng mga email.Sa maraming mga hurisdiksyon, may mga ligal na kinakailangan para sa kung gaano katagal ang Komunikasyon ng Kumpanya at MDASH;kabilang ang mga email at mdash;dapat itago, kaya ang pagkakaroon ng isang malinaw na patakaran sa pagpapanatili ng email ay mahalaga.

Kapag isinulat ang iyong patakaran, ipaliwanag kung aling mga empleyado sa kumpanya ang sumasaklaw sa patakaran sa pagpapanatili ng email.Depende sa layunin para sa pagpapatupad ng patakaran sa una, maaaring hindi ito mailalapat sa lahat sa iyong samahan.Halimbawa, ang mga empleyado ng bodega na hindi nakikipag -usap sa elektronikong sulat ay maaaring hindi kinakailangan na sumunod sa patakaran.Ang mga kinatawan ng serbisyo sa customer, sa kabilang banda, ay maaaring kinakailangan upang mapanatili ang karamihan sa kanilang mga email.

Ilarawan kung aling mga uri ng sulat sa email ang nahuhulog sa ilalim ng pamamahala ng patakaran sa pagpapanatili ng email.Halimbawa, ang ilang mga kumpanya ay sumulat ng mga patakaran sa pagpapanatili ng email na nauukol sa mga email na nakikitungo sa mga bagay na pang -administratibo, piskal, pangkalahatan, at ephemeral.Ang patakaran ng iyong kumpanya ay maaaring pakikitungo partikular sa mga email na may kinalaman sa mga bagay na may ligal na mga kinakailangan.Alinmang mga email na pinili mong sakupin sa ilalim ng patakaran, siguraduhin na malinaw ka at maigsi sa paksa.Para sa pagsunod sa record, maaari kang ligal na obligado na mapanatili ang sulat sa customer para sa isang limang taong panahon.Bilang karagdagan sa pag -imbak sa isang archive ng email sa iyong server, maaari ring kailanganin ng batas na i -print mo ang email at mapanatili ang hard copy sa file ng mga customer.Anuman ang pamamaraan ay para sa pagpapanatili ng mga rekord na ito, siguraduhing binaybay mo ito nang detalyado kapag isinulat mo ang patakaran sa pagpapanatili ng email.

Ang isang mahusay na patakaran sa pagpapanatili ng email ay dapat isama ang kagawaran o pamagat ng empleyado na responsable para sa pagsubaybay sa mga kinakailangan.Ang iyong kumpanya ay maaaring magkaroon ng isang departamento ng pagsunod o empleyado na responsable para sa pagtiyak na ang mga proseso ng kumpanya ay naaayon sa batas.Maaaring ito ang likas na tao na may namamahala sa pagsubaybay at pagpapatupad ng patakaran sa pagpapanatili ng email.Malinaw na sabihin kung sino ang may pananagutan sa pamamahala ng patakaran upang malaman ng mga empleyado kung sino ang magbabalik kung mayroon silang mga katanungan o isyu.

Matapos lumikha ng patakaran, ang isa sa pinakamahalagang hakbang ay upang maikalat ito.Ang isang patakaran ay hindi maaaring sundin kung ang mga empleyado na kailangang ipatupad ay hindi alam na mayroon ito.Maaaring nais mong magsagawa ng sesyon ng pulong o pagsasanay para sa mga apektadong empleyado.Tinitiyak nito na natatanggap nila ang impormasyong kailangan nilang sumunod sa patakaran sa pagpapanatili ng email.