Làm cách nào để tạo chính sách lưu giữ email?

Để tạo chính sách lưu giữ email, trước tiên bạn phải nêu rõ lý do bạn đang viết Chính sách MDASH;Để tuân thủ các yêu cầu pháp lý, để giữ lại bằng chứng về các tài liệu kinh doanh hoặc để đảm bảo thông tin quan trọng không bị mất.Tài liệu cũng sẽ giải thích nhân viên nào ảnh hưởng chính sách và bao gồm các loại email nào.Bạn cũng phải quyết định lưu giữ email trong bao lâu;Bạn có thể được yêu cầu về mặt pháp lý để giữ lại một số email nhất định trong một khoảng thời gian cụ thể.Việc giao một nhân viên chịu trách nhiệm giám sát chính sách có thể giúp đảm bảo rằng chính sách của bạn được thực thi đúng. Chính sách lưu giữ email là một quy trình bằng văn bản về cách một công ty muốn nhân viên của mình xử lý liên lạc qua email.Các chính sách lưu giữ email thường nêu email mà nhân viên nên giữ lại, trong bao lâu và cách lưu trữ email.Trong nhiều khu vực pháp lý, có những yêu cầu pháp lý về thời gian truyền thông công ty mdash;bao gồm email mdash;Phải được giữ, vì vậy có một chính sách lưu giữ email rõ ràng là rất quan trọng. Khi viết chính sách của bạn, hãy giải thích nhân viên nào trong công ty mà chính sách lưu giữ email bao gồm.Tùy thuộc vào mục đích thực hiện chính sách ngay từ đầu, nó có thể không áp dụng cho tất cả mọi người trong tổ chức của bạn.Ví dụ, nhân viên kho không đối phó với thư từ điện tử có thể không được yêu cầu tuân thủ chính sách.Đại diện dịch vụ khách hàng, mặt khác, có thể được yêu cầu giữ hầu hết các email của họ.

Mô tả loại thư từ email nào thuộc về quản trị chính sách lưu giữ email.Ví dụ, một số công ty viết các chính sách lưu giữ email liên quan đến các email liên quan đến các vấn đề hành chính, tài chính, chung và phù du.Chính sách công ty của bạn có thể liên quan cụ thể đến các email liên quan đến các vấn đề có yêu cầu pháp lý.Bất cứ email nào bạn chọn được đề cập theo chính sách, hãy đảm bảo rằng bạn rõ ràng và súc tích về vấn đề này. Chính sách cũng nên mô tả các email nên được giữ lại trong bao lâu và cách nhân viên nên giữ lại email.Để tuân thủ hồ sơ, bạn có thể có nghĩa vụ pháp lý để giữ lại thư từ của khách hàng trong thời gian năm năm.Ngoài việc được lưu trữ trong kho lưu trữ email trên máy chủ của bạn, luật pháp cũng có thể yêu cầu bạn in email và giữ lại bản sao cứng trong tệp khách hàng.Dù thủ tục là gì để giữ lại các hồ sơ này, hãy đảm bảo bạn đánh vần chi tiết khi bạn viết chính sách lưu giữ email. Chính sách lưu giữ email tốt nên bao gồm bộ phận hoặc tiêu đề của nhân viên chịu trách nhiệm theo dõi các yêu cầu.Công ty của bạn có thể có một bộ phận tuân thủ hoặc nhân viên chịu trách nhiệm đảm bảo các quy trình của công ty phù hợp với luật pháp.Đây có thể là người tự nhiên chịu trách nhiệm giám sát và thực thi chính sách lưu giữ email.Rõ ràng là người chịu trách nhiệm quản lý chính sách để nhân viên biết ai sẽ hướng tới nếu họ có câu hỏi hoặc vấn đề. Sau khi tạo chính sách, một trong những bước quan trọng nhất là phổ biến nó.Một chính sách không thể được tuân thủ nếu các nhân viên phải thực hiện nó không biết nó tồn tại.Bạn cũng có thể muốn tổ chức một buổi họp hoặc buổi đào tạo cho các nhân viên bị ảnh hưởng.Điều này đảm bảo rằng họ nhận được thông tin họ cần tuân thủ chính sách lưu giữ email.