Bagaimana cara membuat kebijakan retensi email?

Untuk membuat kebijakan retensi email, pertama -tama Anda harus menyatakan alasan Anda menulis kebijakan mdash;Untuk mematuhi persyaratan hukum, menyimpan bukti dokumen bisnis, atau untuk memastikan informasi penting tidak hilang.Dokumen tersebut juga harus menjelaskan karyawan mana yang mempengaruhi kebijakan, dan jenis email mana yang disertakan.Anda juga harus memutuskan berapa lama email yang harus disimpan;Anda mungkin secara hukum diminta untuk menyimpan email tertentu untuk jangka waktu tertentu.Menugaskan seorang karyawan untuk bertanggung jawab untuk memantau kebijakan tersebut dapat membantu memastikan bahwa kebijakan Anda ditegakkan dengan benar.

Kebijakan retensi email adalah prosedur tertulis tentang bagaimana perusahaan menginginkan karyawannya untuk menangani komunikasi email.Kebijakan retensi email biasanya menyatakan email mana yang harus dipertahankan karyawan, untuk berapa lama, dan cara menyimpan email.Di banyak yurisdiksi, ada persyaratan hukum untuk berapa lama komunikasi perusahaan mdash;termasuk email mdash;Harus disimpan, jadi memiliki kebijakan retensi email yang jelas adalah penting.

Saat menulis kebijakan Anda, jelaskan karyawan mana di perusahaan yang dicakup oleh kebijakan retensi email.Bergantung pada tujuan untuk menerapkan kebijakan di tempat pertama, itu mungkin tidak berlaku untuk semua orang di organisasi Anda.Misalnya, karyawan gudang yang tidak berurusan dengan korespondensi elektronik mungkin tidak diminta untuk mematuhi kebijakan tersebut.Perwakilan layanan pelanggan, di sisi lain, mungkin diminta untuk menyimpan sebagian besar email mereka.

Jelaskan jenis korespondensi email mana yang berada di bawah tata kelola kebijakan retensi email.Misalnya, beberapa perusahaan menulis kebijakan retensi email yang berkaitan dengan email yang membahas masalah administratif, fiskal, umum, dan sesaat.Kebijakan perusahaan Anda dapat berurusan secara khusus dengan email yang menangani hal -hal yang memiliki persyaratan hukum.Email apa pun yang Anda pilih untuk dicakup berdasarkan kebijakan, pastikan bahwa Anda jelas dan ringkas tentang materi pelajaran.

Kebijakan juga harus menjelaskan berapa lama email harus disimpan dan bagaimana karyawan harus menyimpan email.Untuk catatan kepatuhan, Anda mungkin wajib secara hukum untuk mempertahankan korespondensi pelanggan untuk periode lima tahun.Selain disimpan dalam arsip email di server Anda, undang -undang tersebut juga dapat mengharuskan Anda mencetak email dan menyimpan hard copy dalam file pelanggan.Apa pun prosedurnya untuk menyimpan catatan ini, pastikan Anda mengejanya secara rinci ketika Anda menulis kebijakan retensi email.

Kebijakan retensi email yang baik harus mencakup departemen atau judul karyawan yang bertanggung jawab untuk memantau persyaratan.Perusahaan Anda mungkin memiliki departemen kepatuhan atau karyawan yang bertanggung jawab untuk memastikan proses perusahaan sesuai dengan hukum.Ini mungkin orang alami yang bertugas memantau dan menegakkan kebijakan retensi email.Nyatakan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola kebijakan sehingga karyawan tahu siapa yang harus dialihkan jika mereka memiliki pertanyaan atau masalah.

Setelah membuat kebijakan, salah satu langkah terpenting adalah menyebarluaskannya.Suatu kebijakan tidak dapat dipatuhi jika karyawan yang harus mengimplementasikannya tidak tahu itu ada.Anda mungkin ingin mengadakan sesi rapat atau pelatihan untuk karyawan yang terkena dampak juga.Ini memastikan bahwa mereka menerima informasi yang mereka butuhkan untuk mematuhi kebijakan retensi email.