Hogyan hozhatok létre egy e -mailmegőrzési házirendet?
Egy e -mailmegőrzési házirend létrehozásához először meg kell határoznia, hogy miért írja a házirendet mdash;A jogi követelmények betartása, az üzleti dokumentumok igazolásának megőrzése vagy annak biztosítása, hogy a fontos információk ne veszjenek el.A dokumentumnak azt is el kell magyaráznia, hogy mely alkalmazottakat érinti a politika, és mely e -maileket tartalmazza.Azt is el kell döntenie, hogy mennyi ideig kell tartani az e -maileket;Lehetséges, hogy jogilag meg kell tartania bizonyos e -maileket egy adott időtartamra.A munkavállaló feladata a házirend nyomon követéséért hozzájárulhat annak biztosításához, hogy a házirendek megfelelő végrehajtása legyen.
Az e -mailmegőrzési politika egy írásbeli eljárás arról, hogy a vállalat hogyan akarja, hogy az alkalmazottak kezeljék az e -mail kommunikációt.Az e -mail megőrzési politikák általában meghatározzák, hogy az e -mailek mely munkavállalóknak meg kell őrizniük, mennyi ideig és hogyan tárolhatják az e -maileket.Sok joghatóságban jogi követelmények vannak a vállalati kommunikáció és az mdash;beleértve az e -maileket mdash;meg kell őrizni, így fontos az egyértelmű e -mailmegőrzési politika.A házirend végrehajtásának céljától függően előfordulhat, hogy nem vonatkozik a szervezet mindenkire.Például a raktári alkalmazottak, akik nem foglalkoznak az elektronikus levelezéssel, nem feltétlenül kell betartaniuk a politikát.Előfordulhat, hogy az ügyfélszolgálati képviselőknek szükségük van e -maileik nagy részének megtartására.
Írja le, hogy mely e -mail levelezés típusai tartoznak az e -mail megőrzési politika irányítása alá.Például egyes vállalatok e -mailmegőrzési politikákat írnak, amelyek az adminisztratív, fiskális, általános és időbeli ügyekkel foglalkozó e -mailekre vonatkoznak.Vállalati politikája kifejezetten a jogi követelményekkel rendelkező ügyekkel foglalkozó e -mailekkel foglalkozhat.Bármelyik e -mailt választja a házirend általi fedezésére, győződjön meg arról, hogy egyértelmű és tömör a témában.
A házirendnek le kell írnia az e -maileket is, hogy meg kell őrizni az e -maileket, és hogy az alkalmazottak hogyan kell megtartaniuk az e -maileket.A nyilvántartási megfelelés érdekében jogilag kötelessége lehet, hogy ötéves időszakra megőrizze az ügyfelek levelezését.Amellett, hogy a szerveren egy e -mail archívumban tárolják, a törvény megkövetelheti az e -mail kinyomtatását és a nyomtatott példány megtartását az ügyfél fájljában.Bármi legyen is az eljárás ezen nyilvántartások megtartására, ügyeljen arra, hogy részletesen megfogalmazza az e -mail megőrzési házirendet.
A jó e -mailmegőrzési politikának tartalmaznia kell a követelmények nyomon követéséért felelős munkavállaló osztályát vagy címét.Lehet, hogy a vállalatnak megfelelőségi osztály vagy alkalmazott felel a vállalati folyamatoknak a törvénynek megfelelő biztosításáért.Lehet, hogy ez a természetes ember, aki felel az e -mail megőrzési politikájának ellenőrzéséért és érvényesítéséért.Nyilvánvaló, hogy ki felel a politika irányításáért, hogy az alkalmazottak tudják, kihez fordulnak, ha kérdéseik vagy kérdéseik vannak.
A politika kidolgozása után az egyik legfontosabb lépés a terjesztés.A politikát nem lehet betartani, ha az alkalmazottaknak, akiknek végrehajtaniuk azt nem tudják, létezik.Érdemes lehet találkozót vagy képzést tartani az érintett alkalmazottak számára is.Ez biztosítja, hogy megkapják az e -mail megőrzési politikájának betartásához szükséges információkat.