Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για τον προγραμματισμό των συνεδρίων;

Ο προγραμματισμός μιας επιχειρηματικής διάσκεψης δεν είναι κάτι που συμβαίνει εν μία νυκτί.Υπάρχουν χώροι για να κάνετε κράτηση, χορηγούς για να συγκεντρωθούν και ομιλητές για να συμμετάσχουν.Υπάρχουν επίσης ελάχιστες λεπτομέρειες, όπως όπου οι συμμετέχοντες θα παραμείνουν ενώ βρίσκονται στην πόλη, τα γεύματα παρέχονται και ένας κόσμος άλλων θεμάτων που πρέπει να αντιμετωπιστούν εάν η διάσκεψη πρόκειται να είναι επιτυχής.Εάν πρόκειται να συμμετάσχετε στο καθήκον του σχεδιασμού διασκέψεων, εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου.

Πρώτον, μην υποθέσετε ποτέ ότι μπορείτε να χειριστείτε όλες τις λεπτομέρειες μόνοι σας.Στην πραγματικότητα, είναι πολύ πιθανό ότι δεν θα είστε σε θέση να δημιουργήσετε μια πλήρη λίστα με όλα όσα πρέπει να διευθετηθούν χωρίς κάποια βοήθεια.Για το λόγο αυτό, το πρώτο σας καθήκον ως προγραμματιστής συνεδρίων θα πρέπει να είναι η συναρμολόγηση μιας επιτροπής σχεδιασμού.Συνήθως, μια ομάδα πέντε έως έξι ατόμων αρκεί για να συγκεντρώσει ένα ετήσιο συνέδριο για οπουδήποτε μεταξύ εκατό έως πεντακόσια συμμετέχοντες.Η επιτροπή στο σύνολό της είναι πολύ πιο πιθανό να καλύψει όλες τις βάσεις και να καταστήσει δυνατή την αντιμετώπιση κάθε βασικής πτυχής της συγκέντρωσης πολύ νωρίτερα.

μαζί με τη συγκέντρωση της επιτροπής σας, είναι εξαιρετικά σημαντικό να αρχίσετε να προετοιμάζετε το συντομότερο δυνατό.Πραγματικά δεν έχει σημασία αν το επιχειρηματικό συνέδριο είναι οκτώ μήνες μακριά.Οι ειδικοί στο σχεδιασμό των συνεδρίων αρχίζουν συχνά να εργάζονται σε μια επερχόμενη εκδήλωση δέκα έως έντεκα μήνες νωρίτερα.Ως όφελος, θα έχετε περισσότερο χρόνο για να συγκρίνετε την τιμολόγηση σε διάφορους χώρους των συνεδρίων, να διερευνήσετε και να διαπραγματευτείτε καλύτερες τιμές ξενοδοχείων για τους συμμετέχοντες και επίσης να έχετε περισσότερο χρόνο για να βρείτε τους σωστούς ομιλητές για την εκδήλωση.

Βεβαιωθείτε ότι κάθε μέλος της επιτροπής έχει συγκεκριμένα καθήκοντα για να ολοκληρώσει.Κάθε εργασία πρέπει να δοθεί προτεραιότητα και να έχει καθοριστεί ημερομηνία παράδοσης.Ο σχεδιασμός του συνεδρίου συχνά περιλαμβάνει τη διευθέτηση των καθηκόντων σε μια λογική ακολουθία, έτσι ώστε τα στοιχεία δράσης που πρέπει να γίνουν πριν από την ολοκλήρωση άλλων στοιχείων να ολοκληρωθούν εγκαίρως.Με κάθε μέλος της επιτροπής που είναι υπεύθυνο για ένα συγκεκριμένο σύνολο αντικειμένων που θα ολοκληρωθεί πριν από την επόμενη συνεδρίαση, υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες να κατακλύζονται με καθήκοντα ως ημερομηνίες για την προσέγγιση της εκδήλωσης.

Πάντα να λαμβάνετε δεσμεύσεις γραπτώς.Θέλετε γραπτή επαλήθευση από το ξενοδοχείο ότι οι συμμετέχοντες σας θα λάβουν μια συγκεκριμένη ημερήσια τιμή ενώ θα παρακολουθήσουν την εκδήλωση.Επίσης, λάβετε τεκμηριωμένες και λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το τι θα παρέχει το ξενοδοχείο στον τρόπο των αίθουσων συνεδριάσεων και των αίθουσων συναρμολόγησης για ομιλίες, δείπνα και μαθήματα που προσφέρονται κατά τη διάρκεια της διάσκεψης.Το ίδιο ισχύει και για τυχόν ειδικές τιμές αέρα ή σιδηροδρόμων που ασφαλίζετε για τους συμμετέχοντες.Όχι μόνο αυτό θα σας δώσει η ειρήνη του μυαλού, αλλά και πολύ πιο εύκολο να αναθεωρήσετε την πρόοδο που έχει σημειωθεί σε κάθε συνεδρίαση της επιτροπής σχεδιασμού και να διατηρήσετε μια ακριβή εικόνα για το τι πρέπει να γίνει.

Παρέχετε εκθέτες για την εκδήλωση με λεπτομερείς οδηγίες και οδηγίες εκ των προτέρων.Προετοιμάστε ένα απλό σχηματικό σχηματικό που δείχνει πού μπορεί να δημιουργηθεί κάθε εκθεσιακό θάλαμο σε μια διάσκεψη ή αίθουσα εκθεσιακής αίθουσας, μαζί με πληροφορίες σχετικά με το πού θα αποστείλετε τα υλικά του θαλάμου εκ των προτέρων και πού να τα παραλάβετε την ημέρα που φτάνουν για να δημιουργήσουν την έκθεση.Αυτό θα σώσει όλους, συμπεριλαμβανομένης της επιτροπής σχεδιασμού συνεδρίων, πολλών πονοκεφάλων την παραμονή της εκδήλωσης.

Μια τελική συμβουλή με τον σχεδιασμό του συνεδρίου είναι να περιμένετε το απροσδόκητο.Ανεξάρτητα από το πόσο διεξοδικά η επιτροπή σας σχεδιάζει την εκδήλωση, θα υπάρχει πάντα κάποιος τύπος λόξυγκας.Ένας ομιλητής θα αρρωστήσει και θα πρέπει να επιστρέψει, ή το ξενοδοχείο θα είναι κατά λάθος ένα από τα δωμάτια δεξιώσεων.Σχεδιάστε τη συλλογική εμπειρία της επιτροπής σας για να εντοπίσετε μερικά από τα πιο συνηθισμένα θέματα της τελευταίας στιγμής που θα μπορούσαν να προκύψουν και να αποφασίσουν εκ των προτέρων πώς να τα χειριστούν αποτελεσματικά.

Όταν ο σχεδιασμός του συνεδρίου γίνεται αποτελεσματικά, είναι σχετικά εύκολο για έναν οργανισμό να φιλοξενήσει ένα συνέδριο και εξίσου εύκολο για τα ενδιαφερόμενα μέρη να παρακολουθήσουν ένα συνέδριο.Ο στόχος σας είναι πραγματικά twofolΔ στη φύση.Θέλετε να είναι η ροή του συνεδρίου όσο το δυνατόν πιο δυνατό.Ταυτόχρονα, θέλετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι τυχόν απρόβλεπτα ζητήματα μπορούν να αντιμετωπιστούν γρήγορα και αποτελεσματικά.Με τον προγραμματισμό μπροστά, την ανάθεση των καθηκόντων σε μια ικανή επιτροπή και την επεξεργασία των στοιχείων δράσης με λογικό τρόπο, σίγουρα θα διατηρήσετε τη διαδικασία σχεδιασμού του συνεδρίου διαχειρίσιμη και τελικά πολύ επιτυχημένη.