Melyek a legjobb tippek a konferencia tervezéséhez?

Az üzleti konferencia megtervezése nem olyan, ami egy éjszakán át történik.Vannak olyan helyszínek, ahol foglalni kell, szponzorokat gyűjthetnek, és előadók az elkötelezettséghez.Vannak olyan apró részletek is, mint például a résztvevők a városban tartózkodásakor, milyen ételeket biztosítanak, és más kérdések világát, amelyekkel a konferencia sikere, ha a konferencia sikeres lesz.Ha a konferencia -tervezés feladatában készül, akkor néhány dolgot szem előtt kell tartani.Valójában nagyon valószínű, hogy nem lesz képes teljes listát készíteni mindazokról, amelyeket valamilyen segítség nélkül el kell rendezni.Ezért az első feladatának konferenciatervezőként a tervezési bizottság összeállításának kell lennie.Általában egy öt -hat személyből álló csoport elegendő egy éves konferencia összeállításához, amely száz -ötszáz résztvevő között van.A bizottság egésze sokkal valószínűbb, hogy lefedi az összes bázist, és lehetővé teszi az összejövetel minden kulcsfontosságú aspektusát.

A bizottság összeállításával együtt rendkívül fontos, hogy a lehető leghamarabb elkezdje az előkészületeket.Valójában nem számít, ha az üzleti konferencia nyolc hónap eltelt.A konferenciatervezés szakértői gyakran tíz -tizenegy hónappal korábban kezdnek munkát egy közelgő rendezvényen.Előnyöként több ideje lesz összehasonlítani az árazást a különféle konferencia helyszíneken, kivizsgálni és tárgyalni a résztvevők jobb szállodai árát, és több idő van arra, hogy megtalálja a rendezvényhez megfelelő előadókat.

Győződjön meg arról, hogy a bizottság minden tagjának van -e speciális feladata.Minden feladatot prioritássá kell tenni, és meg kell határozni a kézbesítési dátumot.A konferenciatervezés gyakran magában foglalja a feladatok elrendezését logikai sorrendben, hogy az olyan cselekvési tételeket, amelyeket meg kell tenni, mielőtt más elemeket kezelni kell, időben befejeződjenek.A bizottság minden tagjával, amely a következő ülés előtti meghatározott tételkészletért felelős, kevesebb esély van arra, hogy elárasztják az események megközelítésének dátumait.

Mindig írásban vállaljon kötelezettségvállalásokat.Írásbeli ellenőrzést szeretne a szállodából arról, hogy a résztvevők konkrét napi díjat kapnak, miközben részt vesznek az eseményen.Dokumentált és részletes információkat is kap arról, hogy a szálloda mit nyújt a konferenciatermek és a konferencia során kínált beszédek, vacsorák és osztályok összeszerelőcsarnokai számára.Ugyanez vonatkozik minden olyan speciális levegő- vagy vasúti díjra, amelyet a résztvevők számára biztosít.Ez nem csak a nyugalmat adja meg, hanem sokkal könnyebbé teszi a tervezési bizottság ülésein elért haladás áttekintését, és pontos képet tarthat arról, hogy mit kell tenni.

Biztosítson kiállítókat az eseményhez részletes utasításokkal és irányelvekkel előre.Készítsen el egy egyszerű vázlatot, amely jelzi, hogy hol lehet felállítani az egyes kiállítási fülkéket egy konferencia vagy kiállítási csarnokban, valamint arról, hogy hol kell előre szállítani a fülkék anyagát, és hol lehet őket felvenni a kiállítás felállításához.Ez mindenkit megment, beleértve a konferenciatervező bizottságot, sok fejfájást az esemény előestéjén.

A konferencia tervezésével kapcsolatos utolsó tipp a váratlan elvárása.Nem számít, mennyire alaposan tervezi a bizottság az eseményt, mindig lesz valamilyen típusú csuklás.A hangszóró megbetegedni fog, és vissza kell térnie, vagy a szálloda véletlenül felülbírálja az egyik bankett szobát.Fontolja meg a bizottság kollektív tapasztalatait, hogy azonosítsa a felmerülő leggyakoribb last-minute kérdéseket, és előre döntse el, hogyan kell hatékonyan kezelni őket.

Ha a konferencia -tervezést hatékonyan hajtják végre, a szervezet számára viszonylag könnyű konferenciát rendezni, és az érdekelt felek ugyanolyan könnyű részt venni egy konferencián.A célod valóban twofolD a természetben.Azt akarja, hogy a konferencia áramlása a lehető legolcsóbb legyen.Ugyanakkor azt is meg kell győződnie arról, hogy minden előre nem látható kérdés gyorsan és hatékonyan kezelhető -e.Az előre tervezésével, a feladatok átruházásával és a cselekvési tételek logikus feldolgozásával minden bizonnyal a konferencia -tervezési folyamatot kezelhetőnek és végül nagyon sikeresnek tartja.