Những lời khuyên tốt nhất cho kế hoạch hội nghị là gì?

Lập kế hoạch một hội nghị kinh doanh không phải là điều xảy ra qua đêm.Có những địa điểm để đặt chỗ, các nhà tài trợ để tập hợp và các diễn giả để tham gia.Ngoài ra còn có rất ít chi tiết như nơi người tham dự sẽ ở lại trong thị trấn, những bữa ăn được cung cấp và một thế giới của các vấn đề khác phải được giải quyết nếu hội nghị là một thành công.Nếu bạn sắp tham gia vào nhiệm vụ hội nghị lập kế hoạch, đây là một số điều cần ghi nhớ. Đầu tiên, đừng bao giờ cho rằng bạn có thể tự mình xử lý tất cả các chi tiết.Trên thực tế, rất có khả năng bạn sẽ không thể lập một danh sách đầy đủ tất cả mọi thứ phải được sắp xếp mà không cần một số hỗ trợ.Vì lý do này, nhiệm vụ đầu tiên của bạn với tư cách là một người lập kế hoạch hội nghị là lắp ráp một ủy ban kế hoạch.Thông thường, một nhóm gồm năm đến sáu cá nhân là đủ để kết hợp một hội nghị thường niên cho bất cứ nơi nào từ một trăm đến năm trăm người tham dự.Toàn bộ ủy ban có nhiều khả năng bao gồm tất cả các căn cứ và có thể giải quyết mọi khía cạnh chính của việc thu thập trước.

Cùng với việc kết hợp ủy ban của bạn, điều cực kỳ quan trọng là bắt đầu chuẩn bị càng sớm càng tốt.Nó thực sự không quan trọng nếu hội nghị kinh doanh còn tám tháng nữa.Các chuyên gia về lập kế hoạch hội nghị thường bắt đầu làm việc trước một sự kiện sắp tới từ mười đến mười một tháng.Như một lợi ích, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để so sánh giá tại các địa điểm hội nghị khác nhau, điều tra và đàm phán giá khách sạn tốt hơn cho người tham dự, và cũng có nhiều thời gian hơn để tìm những người nói phù hợp cho sự kiện này.Đảm bảo rằng mỗi thành viên của ủy ban có các nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành.Mỗi nhiệm vụ nên được ưu tiên và có một ngày giao hàng được thiết lập.Lập kế hoạch hội nghị thường liên quan đến việc sắp xếp các nhiệm vụ theo trình tự hợp lý, để các mục hành động phải được thực hiện trước khi các mục khác được giải quyết được hoàn thành đúng hạn.Với mỗi thành viên của ủy ban chịu trách nhiệm cho một bộ các mặt hàng cụ thể để hoàn thành trước cuộc họp tiếp theo, có ít cơ hội bị choáng ngợp với các nhiệm vụ như ngày cho cách tiếp cận sự kiện.Luôn luôn nhận được các cam kết bằng văn bản.Bạn muốn xác minh bằng văn bản từ khách sạn rằng những người tham dự của bạn sẽ nhận được một mức giá cụ thể hàng ngày trong khi tham dự sự kiện này.Cũng có được thông tin tài liệu và chi tiết về những gì khách sạn sẽ cung cấp theo cách của các phòng hội nghị và hội trường cho các bài phát biểu, bữa tối và các lớp học được cung cấp trong hội nghị.Điều tương tự cũng đúng với bất kỳ giá không khí hoặc đường sắt đặc biệt nào bạn bảo mật cho người tham dự.Điều này không chỉ mang lại cho bạn sự an tâm, nó còn giúp xem xét lại tiến bộ đã được thực hiện tại mỗi cuộc họp của Ủy ban Kế hoạch và duy trì một bức tranh chính xác về những gì vẫn phải làm.Cung cấp cho các nhà triển lãm cho sự kiện với các hướng dẫn và hướng dẫn chi tiết trước.Chuẩn bị một sơ đồ đơn giản cho biết nơi mỗi gian hàng triển lãm có thể được thiết lập tại một hội nghị hoặc phòng triển lãm, cùng với thông tin về nơi gửi trước các tài liệu gian hàng và nơi để chọn chúng vào ngày họ đến để thiết lập triển lãm.Điều này sẽ cứu tất cả mọi người, bao gồm cả Ủy ban Kế hoạch Hội nghị, rất nhiều cơn đau đầu vào đêm trước sự kiện.Một mẹo cuối cùng với kế hoạch hội nghị là mong đợi điều bất ngờ.Cho dù ủy ban của bạn có kế hoạch hoàn toàn như thế nào, sẽ luôn có một số loại trục trặc.Một diễn giả sẽ bị bệnh và phải lùi ra, hoặc khách sạn sẽ vô tình đặt trước một trong những phòng tiệc.Vẽ về kinh nghiệm tập thể của ủy ban của bạn để xác định một số vấn đề vào phút cuối phổ biến nhất có thể phát sinh và quyết định trước cách xử lý chúng một cách hiệu quả.Khi kế hoạch hội nghị được thực hiện một cách hiệu quả, một tổ chức tương đối dễ dàng tổ chức một hội nghị và cũng dễ dàng cho các bên quan tâm tham dự một hội nghị.Mục tiêu của bạn thực sự là hai ngườid trong tự nhiên.Bạn muốn dòng chảy của hội nghị là thậm chí càng tốt.Đồng thời, bạn cũng muốn đảm bảo rằng mọi vấn đề không lường trước có thể được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.Bằng cách lập kế hoạch trước, ủy thác các nhiệm vụ cho một ủy ban có thể và xử lý các mục hành động một cách hợp lý, bạn chắc chắn sẽ giữ cho quy trình lập kế hoạch hội nghị có thể quản lý và cuối cùng rất thành công.