Apa kiat terbaik untuk perencanaan konferensi?

Merencanakan konferensi bisnis bukanlah sesuatu yang terjadi dalam semalam.Ada tempat untuk memesan, sponsor untuk berkumpul, dan pembicara untuk terlibat.Ada juga sedikit detail seperti di mana peserta akan tinggal saat berada di kota, makanan apa yang disediakan, dan dunia dari hal -hal lain yang harus diatasi jika konferensi itu menjadi sukses.Jika Anda akan terlibat dalam tugas perencanaan konferensi, berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat.

Pertama, jangan pernah menganggap Anda dapat menangani semua detail sendiri.Bahkan, sangat mungkin bahwa Anda tidak akan dapat membuat daftar lengkap segala sesuatu yang harus diatur tanpa bantuan.Untuk alasan ini, tugas pertama Anda sebagai perencana konferensi adalah untuk mengumpulkan komite perencanaan.Biasanya, sekelompok lima hingga enam orang sudah cukup untuk mengadakan konferensi tahunan untuk di mana saja antara seratus hingga lima ratus peserta.Komite secara keseluruhan jauh lebih mungkin untuk mencakup semua pangkalan dan memungkinkan untuk mengatasi setiap aspek kunci dari pertemuan itu sebelumnya.

Bersamaan dengan menyusun komite Anda, sangat penting untuk mulai membuat persiapan sesegera mungkin.Benar -benar tidak masalah jika konferensi bisnis delapan bulan lagi.Para ahli dalam perencanaan konferensi sering mulai bekerja di acara mendatang sepuluh hingga sebelas bulan sebelumnya.Sebagai manfaat, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk membandingkan harga di berbagai tempat konferensi, menyelidiki dan menegosiasikan tarif hotel yang lebih baik untuk para hadirin, dan juga memiliki lebih banyak waktu untuk menemukan pembicara yang tepat untuk acara tersebut.

Pastikan setiap anggota komite memiliki tugas khusus untuk diselesaikan.Setiap tugas harus diprioritaskan dan memiliki tanggal pengiriman yang ditetapkan.Perencanaan konferensi sering melibatkan mengatur tugas dalam urutan logis, sehingga item tindakan yang harus dilakukan sebelum item lain ditangani dapat diselesaikan tepat waktu.Dengan setiap anggota komite yang bertanggung jawab atas serangkaian item tertentu untuk diselesaikan sebelum pertemuan berikutnya, ada sedikit peluang untuk diliputi oleh tugas -tugas sebagai tanggal untuk pendekatan acara.

Selalu mendapatkan komitmen secara tertulis.Anda ingin verifikasi tertulis dari hotel bahwa peserta Anda akan mendapatkan tarif harian tertentu saat menghadiri acara tersebut.Juga didokumentasikan dan terperinci informasi tentang apa yang akan diberikan hotel di jalan konferensi dan ruang perakitan untuk pidato, makan malam, dan kelas yang ditawarkan selama konferensi.Hal yang sama berlaku untuk setiap tarif udara atau kereta api khusus yang Anda amankan untuk para hadirin.Ini tidak hanya akan memberi Anda ketenangan pikiran, tetapi juga membuatnya lebih mudah untuk meninjau kemajuan yang telah dibuat di setiap pertemuan komite perencanaan dan mempertahankan gambaran yang akurat tentang apa yang masih harus dilakukan.

Berikan peserta pameran untuk acara tersebut dengan instruksi dan pedoman terperinci sebelumnya.Siapkan skema sederhana yang menunjukkan di mana setiap stan pameran dapat didirikan di sebuah konferensi atau ruang pameran, bersama dengan informasi tentang ke mana harus mengirimkan bahan stan terlebih dahulu dan ke mana harus mengambilnya pada hari mereka tiba untuk mengatur pameran.Ini akan menyelamatkan semua orang, termasuk Komite Perencanaan Konferensi, banyak sakit kepala di malam acara.

Salah satu tip terakhir dengan perencanaan konferensi adalah mengharapkan yang tak terduga.Tidak peduli seberapa teliti komite Anda merencanakan acara tersebut, akan selalu ada beberapa jenis cegukan.Seorang pembicara akan jatuh sakit dan harus mundur, atau hotel akan secara tidak sengaja memesan salah satu kamar perjamuan.Menggambar pengalaman kolektif komite Anda untuk mengidentifikasi beberapa masalah menit terakhir yang paling umum yang dapat muncul, dan memutuskan sebelumnya bagaimana menanganinya secara efektif.

Ketika perencanaan konferensi dilakukan secara efisien, relatif mudah bagi organisasi untuk menjadi tuan rumah konferensi, dan sama mudahnya bagi pihak yang berkepentingan untuk menghadiri konferensi.Tujuan Anda benar -benar twofolD di alam.Anda ingin aliran konferensi menjadi sesedih mungkin.Pada saat yang sama, Anda juga ingin memastikan bahwa masalah yang tidak terduga dapat diatasi dengan cepat dan efektif.Dengan merencanakan ke depan, mendelegasikan tugas ke komite yang mampu, dan memproses item tindakan secara logis, Anda pasti akan menjaga proses perencanaan konferensi dapat dikelola dan pada akhirnya sangat sukses.