Ano ang pinakamahusay na mga tip para sa pagpaplano ng kumperensya?

Ang pagpaplano ng isang kumperensya ng negosyo ay hindi isang bagay na mangyayari sa magdamag.May mga lugar upang mag -book, sponsor upang tipunin, at mga nagsasalita upang makisali.Mayroon ding mga maliit na detalye tulad ng kung saan ang mga dadalo ay mananatili habang nasa bayan, kung anong mga pagkain ang ibinibigay, at isang mundo ng iba pang mga bagay na dapat matugunan kung ang kumperensya ay maging isang tagumpay.Kung malapit ka nang makisali sa gawain ng pagpaplano ng kumperensya, narito ang ilang mga bagay na dapat tandaan.

Una, huwag ipagpalagay na maaari mong hawakan ang lahat ng mga detalye sa iyong sarili.Sa katunayan, malamang na hindi ka makagawa ng isang kumpletong listahan ng lahat na dapat ayusin nang walang tulong.Para sa kadahilanang ito, ang iyong unang gawain bilang isang tagaplano ng kumperensya ay dapat na magtipon ng isang komite sa pagpaplano.Karaniwan, ang isang pangkat ng lima hanggang anim na indibidwal ay sapat na upang magkasama ang isang taunang kumperensya para sa kahit saan sa pagitan ng isang daan hanggang limang daang dumalo.Ang komite sa kabuuan ay mas malamang na masakop ang lahat ng mga batayan at posible upang matugunan ang bawat pangunahing aspeto ng pagtitipon nang maaga.

Kasabay ng pagsasama -sama ng iyong komite, napakahalaga na simulan ang paggawa ng mga paghahanda sa lalong madaling panahon.Hindi talaga mahalaga kung ang kumperensya ng negosyo ay walong buwan ang layo.Ang mga eksperto sa pagpaplano ng kumperensya ay madalas na nagsisimula sa trabaho sa isang paparating na kaganapan sampu hanggang labing isang buwan nang maaga.Bilang isang benepisyo, magkakaroon ka ng mas maraming oras upang ihambing ang pagpepresyo sa iba't ibang mga lugar ng kumperensya, mag -imbestiga at makipag -ayos ng mas mahusay na mga rate ng hotel para sa mga dadalo, at mayroon ding mas maraming oras upang makahanap ng tamang mga nagsasalita para sa kaganapan.

Tiyaking ang bawat miyembro ng komite ay may mga tiyak na gawain upang maisakatuparan.Ang bawat gawain ay dapat unahin at magkaroon ng isang petsa ng paghahatid na itinatag.Ang pagpaplano ng kumperensya ay madalas na nagsasangkot ng pag -aayos ng mga gawain sa isang lohikal na pagkakasunud -sunod, upang ang mga item sa pagkilos na dapat gawin bago matugunan ang iba pang mga item ay makumpleto sa oras.Sa bawat miyembro ng komite na responsable para sa isang tiyak na hanay ng mga item upang makumpleto bago ang susunod na pagpupulong, mas kaunting pagkakataon na mapuspos ang mga gawain bilang mga petsa para sa diskarte sa kaganapan.

Laging nakakakuha ng mga pangako sa pagsulat.Nais mo ang nakasulat na pag -verify mula sa hotel na ang iyong mga dadalo ay makakakuha ng isang tukoy na pang -araw -araw na rate habang dumadalo sa kaganapan.Kumuha rin ng dokumentado at detalyadong impormasyon sa kung ano ang ibibigay ng hotel sa paraan ng mga silid ng kumperensya at mga bulwagan ng pagpupulong para sa mga talumpati, hapunan, at mga klase na inaalok sa kumperensya.Ang parehong ay totoo para sa anumang mga espesyal na rate ng hangin o riles na secure mo para sa mga dadalo.Hindi lamang ito magbibigay sa iyo ng kapayapaan ng isip, ginagawang mas madali itong suriin ang pag -unlad na ginawa sa bawat isa sa mga pagpupulong ng komite sa pagpaplano at mapanatili ang isang tumpak na larawan ng kung ano ang nananatiling dapat gawin.

Magbigay ng mga exhibitors para sa kaganapan na may detalyadong mga tagubilin at patnubay nang maaga.Maghanda ng isang simpleng eskematiko na nagpapahiwatig kung saan ang bawat booth ng exhibition ay maaaring mai -set up sa isang kumperensya o exhibition hall, kasama ang impormasyon kung saan ipadala ang mga materyales sa booth nang maaga at kung saan kukunin ang mga ito sa araw na dumating sila upang i -set up ang eksibisyon.Ito ay makatipid sa lahat, kabilang ang komite sa pagpaplano ng kumperensya, maraming sakit ng ulo sa bisperas ng kaganapan.

Ang isang pangwakas na tip na may pagpaplano ng kumperensya ay asahan ang hindi inaasahan.Hindi mahalaga kung gaano lubusang plano ng iyong komite ang kaganapan, palaging may ilang uri ng hiccup.Ang isang tagapagsalita ay magkakasakit at kailangang mag -back out, o hindi sinasadyang ma -overbook ng hotel ang isa sa mga silid ng piging.Gumuhit sa kolektibong karanasan ng iyong komite upang makilala ang ilan sa mga pinaka-karaniwang huling minuto na mga isyu na maaaring lumitaw, at magpasya nang maaga kung paano mahawakan ang mga ito nang epektibo.

Kapag ang pagpaplano ng kumperensya ay mahusay na tapos na, medyo madali para sa isang samahan na mag -host ng isang kumperensya, at pantay na madali para sa mga interesadong partido na dumalo sa isang kumperensya.Ang iyong layunin ay talagang twofolD sa kalikasan.Nais mo ang daloy ng kumperensya na maging hangga't maaari.Kasabay nito, nais mo ring tiyakin na ang anumang hindi inaasahang mga isyu ay maaaring matugunan nang mabilis at epektibo.Sa pamamagitan ng pagpaplano nang maaga, ang pag -delegate ng mga gawain sa isang may kakayahang komite, at pagproseso ng mga item ng pagkilos sa isang lohikal na paraan, sigurado kang panatilihin ang proseso ng pagpaplano ng kumperensya na mapapamahalaan at sa huli ay matagumpay.