Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για την πρόσληψη γραμματέα;

Ένας γραμματέας είναι βοηθός που βοηθά τους επαγγελματίες να εκτελούν καθήκοντα όπως η απάντηση στα τηλέφωνα, η εκτέλεση αλληλογραφία, η κατάθεση χαρτιού εργασίας και η εκτέλεση εργασιών εισαγωγής δεδομένων.Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι γραμματείς είναι εξαιρετικοί επικοινωνιακοί που είναι σε θέση να συνθέτουν σαφή, συνοπτικά σημειώματα και να επικοινωνούν με τους επισκέπτες σε ένα γραφείο.Πολλοί επαγγελματίες σε διαφορετικό αριθμό τομέων εξαρτώνται από τους γραμματείς τους για να διατηρήσουν τα γραφεία τους, να προγραμματίσουν ραντεβού, να συλλέγουν πληροφορίες και σε πολλές περιπτώσεις για να εξασφαλίσουν ότι όλα τα σημαντικά έγγραφα υποβάλλονται σε συναδέλφους, πελάτες και ρυθμιστικές υπηρεσίες με πλήρεις και ακριβείς πληροφορίες.Μία από τις σημαντικότερες συμβουλές για την πρόσληψη γραμματέα είναι να βεβαιωθείτε ότι μια διαφήμιση για ένα άνοιγμα εργασίας δίνει έναν πλήρη, λεπτομερή κατάλογο των προσόντων και των απαιτήσεων εργασίας.Ορισμένες άλλες σημαντικές συμβουλές για την πρόσληψη γραμματέα είναι να χρησιμοποιήσουν διάφορες πηγές για την εξεύρεση υποψηφίων εργασίας, να γράψουν ερωτήσεις συνέντευξης μπροστά από το χρόνο και να συνειδητοποιήσουν ότι είναι καλύτερο να λάβουμε μια έξυπνη απόφαση παρά να λάβουμε μια γρήγορη απόφαση.

Μερικοί επαγγελματίες είναι αρκετά τυχεροί για να βρουν γραμματείς που τους έχουν συνιστούμε από συναδέλφους.Σε αυτές τις περιπτώσεις, ίσως να μην είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε μια διαφήμιση εργασίας.Οι περισσότερες φορές, ωστόσο, η πρόσληψη γραμματέα απαιτεί την ολοκλήρωση μιας διαφήμισης που ανοίγει την εργασία.Πρόκειται για ένα έγγραφο που αναφέρει στους πιθανούς υποψηφίους εργασίας ότι ένας επαγγελματίας αναζητά έναν βοηθό και ο οποίος θα πρέπει επίσης να απαριθμήσει τους υποψήφιους προσόντα θα έπρεπε να έχουν αποκτήσει πριν από την υποβολή βιογραφικών.

Ένας επαγγελματίας που προσλαμβάνει έναν γραμματέα για ένα κανονικό γραφείο επιχειρήσεων μπορεί να απαριθμήσει μόνο ότι ένας ιδανικός βοηθός έχει χρόνια εμπειρίας επικοινωνίας με τους επαγγελματίες των επιχειρήσεων, την εκτέλεση της εισαγωγής δεδομένων και τη χρήση λογισμικού προγραμματισμού και χρέωσης.Ωστόσο, σε πιο εξειδικευμένους τομείς, όπως στο νόμο και τους ιατρικούς τομείς, η πρόσληψη ενός γραμματέα μπορεί να καλύψει τους επαγγελματίες να είναι εξοικειωμένοι με διάφορα είδη πιστοποίησης.Οι περισσότεροι γιατροί, για παράδειγμα, προσλαμβάνουν γραμματείς που έχουν κατάρτιση και πιστοποίηση σε ιατρικά αρχεία ή ιατρική χρέωση και κωδικοποίηση σε περιοχές όπου η ασφάλιση αποτελεί παράγοντα.

Είναι επίσης σημαντικό να στείλετε ειδοποιήσεις ανοίγματος εργασίας σε διάφορες πηγές.Κατά την πρόσληψη γραμματέα είναι καλή ιδέα να υποβάλετε διαφημίσεις σε τοπικές εφημερίδες, ιστότοπους και άλλους πόρους που χρησιμοποιούνται από άτομα που μπορεί να αναζητούν εργασία σε ένα σχετικό πεδίο.Ένας δικηγόρος, για παράδειγμα, μπορεί να στείλει διαφημίσεις εργασίας στα τοπικά κέντρα κατάρτισης Paralegal, ενώ ένας γιατρός μπορεί να στείλει ειδοποιήσεις σε τοπικά προγράμματα διαχείρισης υγείας.