Những lời khuyên tốt nhất để thuê một thư ký là gì?

Một thư ký là một trợ lý giúp các chuyên gia thực hiện các nhiệm vụ như trả lời điện thoại, thực hiện các thư từ, nộp hồ sơ công việc giấy và thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu.Trong hầu hết các trường hợp, các thư ký là những người giao tiếp xuất sắc, những người có khả năng sáng tác các bản ghi nhớ rõ ràng, súc tích và giao tiếp với khách đến văn phòng.Nhiều chuyên gia trong một số lượng lớn các lĩnh vực phụ thuộc vào thư ký của họ để giữ văn phòng của họ theo thứ tự, sắp xếp các cuộc hẹn, thu thập thông tin và trong nhiều trường hợp để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu quan trọng được gửi cho các đồng nghiệp, khách hàng và cơ quan quản lý với thông tin đầy đủ và chính xác.Một trong những mẹo quan trọng nhất để thuê thư ký là đảm bảo rằng quảng cáo cho việc mở công việc đưa ra một danh sách đầy đủ, chi tiết về trình độ và yêu cầu công việc.Một số lời khuyên quan trọng khác để thuê một thư ký là sử dụng một số nguồn khác nhau để tìm kiếm ứng viên, để viết ra các câu hỏi phỏng vấn trước thời hạn và nhận ra rằng tốt hơn là đưa ra quyết định thông minh hơn là đưa ra quyết định nhanh chóng.Một số chuyên gia đủ may mắn để tìm các thư ký đã được các đồng nghiệp giới thiệu cho họ.Trong những trường hợp này, thậm chí có thể không cần thiết để điền vào quảng cáo việc làm.Tuy nhiên, hầu hết các lần thuê một thư ký yêu cầu hoàn thành quảng cáo mở công việc.Đây là một tài liệu cho các ứng viên công việc tiềm năng rằng một chuyên gia đang tìm kiếm một trợ lý và cũng nên liệt kê các ứng viên bằng cấp nên có được trước khi gửi sơ yếu lý lịch.

Một chuyên gia thuê một thư ký cho một văn phòng kinh doanh thông thường chỉ có thể liệt kê rằng một trợ lý lý tưởng có nhiều năm kinh nghiệm giao tiếp với các chuyên gia kinh doanh, thực hiện nhập dữ liệu và sử dụng phần mềm lập lịch và thanh toán.Tuy nhiên, trong các lĩnh vực chuyên ngành hơn, chẳng hạn như trong các lĩnh vực luật pháp và y tế, việc thuê một thư ký có thể yêu cầu các chuyên gia làm quen với các loại chứng nhận khác nhau.Hầu hết các bác sĩ, ví dụ, thuê các thư ký, những người được đào tạo và chứng nhận về lưu trữ hồ sơ y tế hoặc hóa đơn y tế và mã hóa trong các lĩnh vực mà bảo hiểm là một yếu tố.Điều quan trọng là gửi thông báo mở công việc đến một số nguồn khác nhau.Khi thuê một thư ký, bạn nên gửi quảng cáo đến các bài báo, trang web và các tài nguyên khác được sử dụng bởi các cá nhân có thể đang tìm kiếm công việc trong một lĩnh vực liên quan.Một luật sư, ví dụ, có thể gửi quảng cáo công việc đến các trung tâm đào tạo trợ lý địa phương, trong khi một bác sĩ có thể gửi thông báo đến các chương trình quản lý y tế địa phương.