Τι είναι ο ποιοτικός έλεγχος;

Ένας ποιοτικός έλεγχος είναι μια ανασκόπηση στην οποία ένας ελεγκτής αναλύει και επαληθεύει διάφορα αρχεία και διαδικασίες σχετικά με το πρόγραμμα ποιότητας μιας εταιρείας.Γενικά, ο σκοπός μιας ποιοτικής εξέτασης είναι να καθοριστεί εάν η εταιρεία συμμορφώνεται με το πρόγραμμα ποιότητας της ή αν χρειάζεται να κάνει αλλαγές στις επιχειρηματικές της πρακτικές.Μια εταιρεία μπορεί επίσης να εκτελέσει έναν ποιοτικό έλεγχο, προκειμένου να καθοριστεί εάν συμμορφώνεται με ορισμένα πρότυπα ποιότητας, όπως αυτά που θέτουν ο Διεθνής Οργανισμός Τυποποίησης (ISO) 9000. Απλά θέτει, το ISO 9000 είναι μια πιστοποίηση που ακολουθεί μια επίσημη εταιρείαεπιχειρηματικές διαδικασίες.

Συνήθως, ένας ποιοτικός έλεγχος είναι ένας εξωτερικός έλεγχος, που σημαίνει ότι διεξάγεται από ανεξάρτητο ελεγκτή ή ομάδα ελεγκτών που έχουν εμπειρία στην περιοχή.Μια εταιρεία μπορεί επίσης να επιλέξει να εκτελέσει έναν εσωτερικό έλεγχο των συστημάτων ελέγχου ποιότητας σε περιοδική βάση.Τα μέλη της ομάδας ελέγχου είναι συνήθως επαγγελματίες που έχουν εκτεταμένες γνώσεις σχετικά με τα πρότυπα, τις διαδικασίες και τις αρχές του ελέγχου.Επιπλέον, οι ελεγκτές θα πρέπει να έχουν πρακτική εμπειρία με την εξέταση, την αξιολόγηση και την αναφορά σχετικά με το εάν κάθε πτυχή ενός συστήματος ποιότητας είναι ανεπαρκής ή ικανοποιητική.

Σε έναν τυπικό έλεγχο ποιότητας, ο ελεγκτής διατυπώνει πρώτα ένα σχέδιο ελέγχου συστήματος.Κατά γενικό κανόνα, το σχέδιο αυτό συνήθως περιγράφει λεπτομερώς το χρονοδιάγραμμα, το πεδίο εφαρμογής και τη θέση του ελέγχου.Το σχέδιο παραθέτει επίσης οποιαδήποτε γραπτή τεκμηρίωση που θα πρέπει να αναθεωρηθεί καθώς και τυχόν συνεντεύξεις που θα πρέπει να διεξαχθούν.Για παράδειγμα, ένας ελεγκτής πρέπει συνήθως να αναθεωρήσει οποιαδήποτε από τις γραπτές πολιτικές, τις διαδικασίες και τα εγχειρίδια της εταιρείας.Όταν το σχέδιο έχει προετοιμαστεί, ο ελεγκτής το υποβάλλει στην Εταιρεία για έγκριση.

Μόλις εγκριθεί το σχέδιο ελέγχου, ο ελεγκτής γενικά συναντιέται με οποιοδήποτε άτομο στην εταιρεία που είναι υπεύθυνη για το πρόγραμμα ποιότητας της εταιρείας.Ο ελεγκτής εξετάζει επίσης τα ισχύοντα αρχεία και διερευνά εάν οι επιχειρήσεις της εταιρείας ευθυγραμμίζονται με το γραπτό πρόγραμμα ποιότητας.Εάν τα δεδομένα υποδηλώνουν ότι η εταιρεία δεν συμμορφώνεται με το πρόγραμμα ποιότητας της, ο ελεγκτής θα διερευνήσει και θα τεκμηριώσει αυτές τις πληροφορίες.Επιπλέον, ο ελεγκτής θα σημειώσει τυχόν τομείς στους οποίους η εταιρεία συμμορφώνεται με το τέλος του ποιοτικού ελέγχου, ο ελεγκτής προετοιμάζει μια αναφορά, η οποία περιγράφει λεπτομερώς τα συνολικά ευρήματα.Η έκθεση περιλαμβάνει συνήθως μια περίληψη όλων των αποδεικτικών στοιχείων που εξετάστηκαν, συμπεριλαμβανομένης μιας περιγραφής οποιωνδήποτε τομέων στους οποίους η εταιρεία είναι ή δεν συμμορφώνεται με το πρόγραμμα ποιότητας της.Συνήθως, η έκθεση περιγράφει επίσης λεπτομερώς το συνολικό συμπέρασμα και την αξιολόγηση του προγράμματος ποιότητας της εταιρείας.Επιπλέον, οι περισσότερες αναφορές παρέχουν στην εταιρεία λεπτομερείς συστάσεις για τη βελτίωση του προγράμματος ποιότητας και των λειτουργιών της.