Τι είναι η πολιτική δαπανών;

Μια πολιτική δαπανών είναι ένα λογικό και οργανωμένο σχέδιο δράσης που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό του τρόπου με τον οποίο δαπανώνται οι διαθέσιμοι πόροι.Μια πολιτική αυτού του τύπου χρησιμοποιείται συχνά από τις κυβερνήσεις καθώς και από τις επιχειρήσεις και το βοηθήματα στη διαδικασία ελέγχου των δαπανών.Η ανάπτυξη μιας βιώσιμης πολιτικής δαπανών είναι ζωτικής σημασίας για τη συνεχιζόμενη λειτουργία μιας επιχείρησης, καθώς βοηθά στη διασφάλιση ότι τα αγαθά και οι υπηρεσίες που απαιτούνται για τη λειτουργία είναι σε ετοιμότητα και ότι τα χρήματα δεν σπαταλούνται σε μη απαραίτητα.

Κατά τη συγκέντρωση μιας πολιτικής δαπανών της εταιρείας, είναι σημαντικό να προσδιοριστούν όχι μόνο το είδος των δαπανών που απαιτούνται για τη συνεχιζόμενη επιχείρηση, αλλά και να δοθεί προτεραιότητα στις δαπάνες, έτσι ώστε τα αγαθά να αγοράζονται έγκαιρα.Κάτι τέτοιο έχει πολλά οφέλη για την επιχείρηση.Προγραμματίζοντας τις δαπάνες σύμφωνα με συγκεκριμένες οδηγίες αγορών, είναι δυνατόν να διατηρηθούν τα αποθέματα εντός εύλογων ορίων και να αποφευχθούν οι φόροι επί των αγαθών που εξασθενούν σε αποθήκευση για μεγάλα χρονικά διαστήματα.Επιπλέον, η καθιέρωση κανόνων δαπανών που ελέγχουν τη διαδικασία των δαπανών θα σημαίνει ότι οι πόροι είναι σε ετοιμότητα για την αντιμετώπιση των απροσδόκητων ζητημάτων, αντί να συνδέονται με το υπάρχον απόθεμα.

Η σύνταξη μιας πολιτικής δαπανών μοιάζει πολύ με τη σύνταξη ενός προϋπολογισμού, καθώς είναι απαραίτητο να προσδιοριστούν οι τύποι αγορών που απαιτούνται, όταν θα πρέπει να πραγματοποιηθούν οι αγορές και οι ποσότητες που μπορεί να επιτρέπονται με την αγορά κάθε καλού ή υπηρεσίας.Πολλές εταιρείες εκμεταλλεύονται ένα τμήμα αγορών που είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση της πολιτικής δαπανών.Αυτό συχνά μεταφράζεται σε μια δομή στην οποία τα τμήματα υποβάλλουν απαιτήσεις για τα απαραίτητα αγαθά για επανεξέταση από έναν πράκτορα αγορών.Ο πράκτορας αξιολογεί την απαίτηση και εάν εγκριθεί εκχωρήσει εντολή αγοράς στο αίτημα και επιτρέπει την τοποθέτηση της παραγγελίας.Αυτή η προσέγγιση διευκολύνει την επεξεργασία των πληρωμών στους προμηθευτές και την παρακολούθηση αυτών των δαπανών υπό το πρίσμα του προϋπολογισμού που ορίζεται για κάθε τμήμα της δομής της εταιρείας.

Στο καλύτερο δυνατό, μια πολιτική δαπανών καθιστά δυνατή μια επιχείρηση να κάνει τη πιο συνετή χρήση των οικονομικών πόρων της, τελικά με αποτέλεσμα την παραγωγή αγαθών και υπηρεσιών που πωλούνται στους πελάτες και δημιουργούν έσοδα.Όταν μια πολιτική δαπανών είναι ελλιπής ή κακοποιημένη, οι πιθανότητες διατήρησης των δαπανών εντός του λόγου και η αύξηση της κατώτατης γραμμής της εταιρείας μειώνεται σημαντικά, μερικές φορές στο σημείο να προκαλέσει την αποτυχία της επιχείρησης.