Chính sách chi tiêu là gì?

Chính sách chi tiêu là một kế hoạch hành động hợp lý và có tổ chức được sử dụng để xác định cách sử dụng các tài nguyên có sẵn.Một chính sách thuộc loại này thường được sử dụng bởi các chính phủ cũng như các doanh nghiệp và hỗ trợ trong quá trình kiểm soát chi tiêu.Việc phát triển chính sách chi tiêu khả thi là rất quan trọng đối với hoạt động liên tục của một doanh nghiệp, vì nó giúp đảm bảo hàng hóa và dịch vụ cần thiết để hoạt động và tiền không bị lãng phí cho những người không thiết yếu.Khi tập hợp chính sách chi tiêu của công ty, điều quan trọng là xác định không chỉ loại chi tiêu nào là cần thiết cho hoạt động liên tục mà còn ưu tiên các chi tiêu đó để hàng hóa được mua một cách kịp thời.Làm như vậy có một số lợi ích cho doanh nghiệp.Bằng cách lên lịch chi tiêu theo các hướng dẫn mua hàng cụ thể, có thể giữ hàng tồn kho trong giới hạn hợp lý và tránh nộp thuế đối với hàng hóa mòn mỏi trong kho trong thời gian dài.Ngoài ra, việc thiết lập các quy tắc chi tiêu kiểm soát quá trình chi tiêu sẽ có nghĩa là các nguồn lực đang có trong tay để giải quyết các vấn đề không lường trước được, thay vì bị ràng buộc trong hàng tồn kho hiện có.

Viết chính sách chi tiêu rất giống với việc viết ngân sách, trong đó cần phải xác định các loại mua hàng cần thiết, khi các giao dịch mua đó sẽ diễn ra và số lượng có thể được phép mua mỗi hàng hóa hoặc dịch vụ.Nhiều công ty vận hành một bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm đảm bảo chính sách chi tiêu được quan sát.Điều này thường chuyển thành một cấu trúc trong đó các bộ phận gửi yêu cầu cho hàng hóa cần thiết để xem xét bởi một đại lý mua hàng.Đại lý đánh giá yêu cầu và nếu được phê duyệt chỉ định đơn đặt hàng cho yêu cầu và ủy quyền đặt hàng của đơn đặt hàng.Cách tiếp cận này giúp xử lý các khoản thanh toán cho các nhà cung cấp dễ dàng hơn và theo dõi các chi tiêu đó theo quy định ngân sách cho từng bộ phận trong cấu trúc công ty.Tốt nhất, chính sách chi tiêu giúp một doanh nghiệp có thể sử dụng thận trọng nhất các nguồn tài chính của mình, cuối cùng dẫn đến việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ được bán cho khách hàng và tạo doanh thu.Khi chính sách chi tiêu không đầy đủ hoặc kém được xác định, cơ hội giữ chi phí trong lý do và tăng điểm mấu chốt của công ty bị giảm đáng kể, đôi khi đến mức khiến doanh nghiệp thất bại.