Τι είναι η διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών;

Ο όρος Διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών χρησιμοποιείται για να εξηγήσει πώς γίνονται οι εργασίες και οι διαδικασίες για να ολοκληρωθεί οι λειτουργίες κάθε θέσης σε μια επιχείρηση.Η διαχείριση της επιχειρηματικής διαδικασίας είναι συνήθως ευθύνη του Διευθυντή του Τμήματος ή της Ομάδας.Μέσα σε μια μεγάλη εταιρεία σε μια πολύ ρυθμιζόμενη βιομηχανία, μπορεί να έχει ένα γραφείο αφιερωμένο στη διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Υπάρχουν πέντε κατηγορίες δραστηριοτήτων στον κύκλο ζωής των επιχειρηματικών διαδικασιών.Σχεδιασμός, μοντελοποίηση, εκτέλεση, παρακολούθηση και βελτιστοποίηση.Αυτές οι κατηγορίες ισχύουν με συνέπεια σε όλη τη διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών, ανεξάρτητα από την κλίμακα ή τη βιομηχανία.Κάθε δραστηριότητα πρέπει να ολοκληρωθεί με τη σειρά.

Η πτυχή του σχεδιασμού της διαχείρισης των επιχειρηματικών διαδικασιών απαιτεί μια ανασκόπηση της τρέχουσας διαδικασίας, των γνωστών ζητημάτων και του σχεδιασμού μιας ιδανικής επιχειρηματικής διαδικασίας.Ο σχεδιασμός της διαδικασίας δεν πρέπει να περιορίζεται στα συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών, αλλά θα πρέπει να ενσωματώνει διαπροσωπικές διαδικασίες, ανθρώπινη αλληλεπίδραση με συστήματα και σύστημα σε συνδέσεις συστήματος.Βεβαιωθείτε ότι ο νέος σχεδιασμός καλύπτει την τυπική διαδικασία λειτουργίας, τις συμφωνίες επιπέδου υπηρεσιών, τις κλιμακώσεις και τη ροή εργασίας επεξεργασίας.

Η μοντελοποίηση περιλαμβάνει μια ανάλυση Crunching Analysis της προτεινόμενης διαχείρισης των επιχειρηματικών διαδικασιών.Σε αυτή τη διαδικασία, το προσωπικό εξετάζει προσεκτικά τις λεπτομέρειες του σχεδιασμού και την πλήρη ανάλυση απόδοσης κάτω από μια σειρά πιθανών σεναρίων.Αυτή η δραστηριότητα δοκιμάζει τον αντίκτυπο των διαφόρων αποφάσεων σχετικά με την επιχειρηματική διαδικασία και τη συνολική επιχείρηση.Πολύ συχνά, επιλέγονται συστήματα για την αντιμετώπιση ζητημάτων διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών.Η κατάλληλη χρήση της τεχνολογίας μπορεί να αποφέρει τεράστια οφέλη για την εταιρεία, να βοηθήσει στην επιβολή της αποδεκτής διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών και να εξασφαλίσει συνεπή εφαρμογή της νέας διαδικασίας σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Η πραγματική εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών είναι ένα σύνθετοΈργο, μεγάλο σε κλίμακα και κόστος.Η βελτίωση της διαχείρισης των επιχειρηματικών διαδικασιών σε έναν οργανισμό συνεπάγεται την αλλαγή αποδεκτών επιχειρηματικών πρακτικών και ρουτίνες που το προσωπικό είναι εξοικειωμένο και άνετο να κάνει.Αυτός ο τύπος αλλαγής δεν είναι ποτέ εύκολος.

Η παρακολούθηση των αλλαγών που έγιναν στο στάδιο της εκτέλεσης συχνά παραμελείται.Σε αυτό το στάδιο, υπάρχει μια ορισμένη ποσότητα αλλαγής κόπωσης που έχει τοποθετηθεί. Το προσωπικό μπορεί να απορροφήσει μόνο τόσο μεγάλη αλλαγή μέσα σε έναν οργανισμό σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.Η αποτυχία να αφιερωθεί το κατάλληλο επίπεδο πόρων σε αυτό το στάδιο έχει ως αποτέλεσμα τις χαμένες ευκαιρίες για την έγκαιρη προσαρμογή.Οι καθυστερήσεις στην προσαρμογή του συστήματος διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών ή της χρήσης του προσωπικού του εργαλείου κοστίζουν χρήματα σε λάθη και χρόνο, καθώς και αύξηση του κινδύνου για την επιχείρηση.

Η βελτιστοποίηση της διαχείρισης των επιχειρηματικών διαδικασιών αρχίζει συνήθως έξι έως 12 μήνες μετά την εφαρμογή τουΣύστημα, σε αυτό το στάδιο, οι επιχειρήσεις μπορούν να αρχίσουν να δέχονται συνιστώμενες βελτιώσεις στη διαδικασία από το προσωπικό και τη διαχείριση.Αυτές οι αλλαγές βελτιώνουν την απόδοση του συστήματος, καθώς και την αποτελεσματικότητα των αλλαγών και την επιτυχία της διαχείρισης των επιχειρηματικών διαδικασιών.