Τι είναι η ηλεκτρονική διοίκηση;

Ο όρος ηλεκτρονική διαχείριση αναφέρεται στη μέθοδο αυτοματοποίησης των βασικών διοικητικών λειτουργιών χρησιμοποιώντας τεχνολογίες ηλεκτρονικών και υπολογιστών.Ο κύριος στόχος της ηλεκτρονικής διοίκησης είναι να μειώσει το χαμένο χαρτί και το διάστημα μετατρέποντας σημαντικά έγγραφα και αρχεία σε ηλεκτρονικά αρχεία.Αυτή η στρατηγική έχει γίνει δημοφιλής σε πολλές βιομηχανίες όπου η βαριά γραφειοκρατία αποτελεί σημαντικό μέρος της διεξαγωγής επιχειρήσεων, όπως η υγειονομική περίθαλψη, οι νομικές, επιστημονικές και κυβερνητικές υπηρεσίες.Οι ιδιωτικές εταιρείες έχουν επίσης υιοθετήσει την ηλεκτρονική διοίκηση σε μια προσπάθεια εξοικονόμησης χρόνου και πόρων.

Σε εταιρείες που χρησιμοποιούν ηλεκτρονική διοίκηση, η λιγότερη γραφειοκρατία χάνεται ή κακομεταχειρίζεται από μη εξουσιοδοτημένα άτομα.Τα αρχεία ανακτώνται ηλεκτρονικά, επομένως υπάρχει ένας ηλεκτρονικός κώδικας που απομένει για να παρακολουθείται ποιος έχει πρόσβαση στα έγγραφα.Αυτό το σύστημα μπορεί να παρέχει ασφάλεια σε μια εταιρεία περιορίζοντας ποιος μπορεί να δει ορισμένα αρχεία και να απαιτεί εκκαθάριση για οποιονδήποτε άλλον που χρειάζεται να έχει πρόσβαση σε ορισμένα αρχεία.Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε βιομηχανίες όπου η εμπιστευτικότητα του ασθενούς ή του πελάτη είναι σημαντική.

Η ηλεκτρονική διοίκηση γίνεται επίσης μια κοινή πρακτική στον επιχειρηματικό κόσμο, καθώς περισσότεροι επαγγελματίες χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επεξεργασία κειμένου και δικτύωση κοινωνικών μέσων.Αυτές οι ηλεκτρονικές μέθοδοι επικοινωνίας επιτρέπουν στους ανθρώπους να μοιράζονται πληροφορίες, έγγραφα και καταγράφουν άψογα μέσω του Διαδικτύου αντί να περιμένουν παραδοσιακές υπηρεσίες ταχυδρομείου και ταχυμεταφορών.Με τις αυτοματοποιημένες πρακτικές γραφείου, τα μηνύματα μεταφέρονται με ταχύτητα αστραπής, γεγονός που καθιστά τις διαδικασίες πολύ πιο αποτελεσματικές.Η ηλεκτρονική διοίκηση εξαλείφει τις παρενοχλήσεις της εκτύπωσης, της αλληλογραφίας, της κατάθεσης και της παράδοσης εγγράφων χαρτιού.

Οι καταναλωτές επωφελούνται από την ηλεκτρονική διοίκηση, καθώς επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο ψωνίζουν, αγοράζουν και πωλούν αγαθά ή έχουν πρόσβαση σε αρχεία.Οι ιδιώτες μπορούν να λάβουν υποστήριξη από κυβερνητικούς οργανισμούς και χρηματοπιστωτικούς οργανισμούς μέσω του Διαδικτύου μέσω ηλεκτρονικών διαδικασιών, αντί να αναγκαστούν να ταξιδέψουν σε κτίρια γραφείων.Οι πολίτες μπορούν να πληρώσουν φόρους, να λάβουν δελτία αναγνώρισης αντικατάστασης και να κάνουν αλλαγές διευθύνσεων ηλεκτρονικά μέσω τηλεφώνου ή υπολογιστή.Οι καταναλωτές μπορούν να αναζητήσουν ανάγκες και να ζητήσουν πληροφορίες ή να κάνουν αγορές με τον ίδιο τρόπο.

Σε ορισμένες βιομηχανίες η ηλεκτρονική διοίκηση είναι απαίτηση.Στο πλαίσιο του νόμου περί φορητότητας και λογοδοσίας ασφάλισης υγείας (HIPAA) του 1996, το Κογκρέσο των Ηνωμένων Πολιτειών απαιτούσε από όλες τις εγκαταστάσεις υγειονομικής περίθαλψης να αποθηκεύουν αρχεία ασθενών σε ένα ασφαλές ηλεκτρονικό σύστημα.Αυτό έχει ανοίξει το δρόμο για άλλες βιομηχανίες να ακολουθήσουν το παράδειγμα στην ανάπτυξη παρόμοιων πολιτικών.Αυτό έχει αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο πολλές επιχειρήσεις χειρίζονται τα αρχεία και πιθανότατα θα γίνουν απαίτηση για όλους τους οργανισμούς στο μέλλον.