Τι είναι η κυβερνητική προμήθεια;

Η πρωταρχική έννοια της κυβερνητικής προμήθειας είναι ότι μέσω του προηγμένου σχεδιασμού, του προγραμματισμού και της αγοράς ομάδας, ένας μεγάλος οργανισμός μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα και να αυξήσει την αποτελεσματικότητα της καθημερινής επιχειρηματικής επιχείρησης.Το επίπεδο συμμόρφωσης με αυτές τις έννοιες ποικίλλει ευρέως σε όλα τα επίπεδα διακυβέρνησης και μερικές φορές ακόμη και σε κυβερνητική υπηρεσία.Η κυβερνητική δραστηριότητα αγορών έχει τεράστιο αντίκτυπο στην τοπική οικονομία, λόγω του τεράστιου μεγέθους και της ποικιλίας αντίκτυπου.

Υπάρχουν τέσσερα βήματα που ενσωματώνονται στις περισσότερες κυβερνητικές πολιτικές προμηθειών: αγορά ομάδων, μόνο σε παράδοση χρόνου, διαπραγματευμένες τιμές χύδην και μειωμένη διοικητική έξοδο.Εκτός από αυτά τα στοιχεία, όλες οι κυβερνητικές υπηρεσίες και τα τμήματα έχουν γράψει πολιτικές και κατευθυντήριες γραμμές για τις προμήθειες που πρέπει να ακολουθήσουν.Διαδικασία που περιβάλλει την επιλογή των πωλητών, τις οδηγίες υποβολής προσφορών για συμβάσεις υψηλής αξίας δολαρίων και οι όροι πληρωμής είναι συχνά δημόσια έγγραφα.Μια άλλη πτυχή της κυβερνητικής προμήθειας είναι οι κανόνες που αφορούν τις επιχειρηματικές σχέσεις.Πολλές πολιτικές προμηθειών απαγορεύουν την αποδοχή δώρων από τους προμηθευτές και έχουν αυστηρούς κανόνες που αφορούν τη συχνότητα και τις τοποθεσίες της συνάντησης.

Η αγορά ομάδας είναι η διαδικασία συνδυασμού των συνολικών απαιτήσεων πόρων για διάφορα τμήματα και η δημιουργία μιας εντολής αγοράς.Τα τμήματα μπορούν να τοποθετηθούν φυσικά σε διαφορετικά μέρη και να έχουν διαφορετικές προθεσμίες παράδοσης.Ο συντονισμός και η συνεργασία πρέπει να επωφεληθούν από τις ευκαιρίες αγοράς ομάδων.Οι μεγάλες κυβερνητικές υπηρεσίες ενδέχεται να επιβάλλουν τη συμμόρφωση με ορισμένες συμβάσεις αγοράς, συνήθως για ευρέως χρησιμοποιούμενα γενικά προϊόντα.Το φωτοαντίγραφο ή το χαρτί εκτύπωσης είναι ένα κοινό προϊόν για αυτόν τον τύπο σύμβασης, καθώς οι βασικές απαιτήσεις του προϊόντος είναι οι ίδιες για όλους.

Ακριβώς στην παράδοση του χρόνου είναι μια τεχνική διαχείρισης, όπου ο προμηθευτής είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι οι ποσότητες που αγοράζονται υλικά είναι έτοιμοι και διαθέσιμες για παράδοση στις καθορισμένες ημερομηνίες και ώρες.Αυτός ο τύπος απαίτησης παράδοσης συνδυάζεται συνήθως με την αγορά ομάδων, διατηρώντας το κόστος αποθήκευσης για τον πελάτη.Το μειονέκτημα αυτού του τύπου συμφωνίας είναι η έλλειψη ευελιξίας για την αντιμετώπιση των καταστάσεων έκτακτης ανάγκης και της εξάρτησης από ένα δίκτυο παράδοσης.

Η τιμολόγηση και η διαπραγμάτευση είναι πολύ σημαντική κατά την ολοκλήρωση της κυβερνητικής προμήθειας.Οι διαπραγματεύσεις ολοκληρώνονται συνήθως από τον Διευθυντή Προμηθειών ή τον Ανώτερο Αγορές για λογαριασμό μεγάλου οργανισμού ή τμήματος.Αυτό είναι όπου μπορεί να επιτευχθεί πραγματική αξία για το δολάριο, εξοικονομώντας χρήματα φορολογουμένων χωρίς να διακυβεύεται η υπηρεσία.

Η διοικητική επιβάρυνση είναι το κόστος για τον οργανισμό για ολόκληρη την προμήθεια να πληρώνει κύκλο.Αυτό περιλαμβάνει τους μισθούς και το κόστος υποστήριξης για το προσωπικό των προμηθειών, την επεξεργασία των τιμολογίων, τον έλεγχο της παραγωγής και την επίλυση των ερωτήσεων των πωλητών.Πολλές κυβερνητικές υπηρεσίες διατηρούν ένα κεντρικό τμήμα προμηθειών ως μέρος ενός προγράμματος μείωσης του κόστους.Αυτός ο τύπος οργανωτικής δομής αυξάνει τις ευκαιρίες για την αγορά και την παρακολούθηση της αγοραστικής δραστηριότητας.