Mua sắm chính phủ là gì?

Khái niệm chính về mua sắm của chính phủ là thông qua lập kế hoạch, lập kế hoạch và mua theo nhóm nâng cao, một tổ chức lớn có thể tiết kiệm tiền và tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh hàng ngày.Mức độ tuân thủ các khái niệm này rất khác nhau giữa tất cả các cấp chính phủ và đôi khi ngay cả trong một cơ quan chính phủ.Hoạt động mua hàng của chính phủ có tác động rất lớn đến nền kinh tế địa phương, do quy mô tuyệt đối và sự đa dạng của tác động.Có bốn bước được đưa vào hầu hết các chính sách mua sắm của chính phủ: mua theo nhóm, chỉ trong giao hàng thời gian, định giá số lượng lớn và giảm chi phí hành chính.Ngoài các mặt hàng này, tất cả các cơ quan chính phủ và các bộ phận có các chính sách và hướng dẫn mua sắm bằng văn bản để tuân theo.Quy trình xung quanh việc lựa chọn các nhà cung cấp, hướng dẫn đấu thầu cho các hợp đồng giá trị đồng đô la cao và các điều khoản thanh toán thường là các tài liệu công khai.Một khía cạnh khác của mua sắm chính phủ là các quy tắc xung quanh các mối quan hệ kinh doanh.Nhiều chính sách mua sắm cấm chấp nhận quà tặng từ các nhà cung cấp và có các quy tắc nghiêm ngặt xung quanh tần suất họp và địa điểm.Mua nhóm là quá trình kết hợp các yêu cầu tài nguyên cho các bộ phận khác nhau và tạo một đơn đặt hàng.Các phòng ban có thể được đặt ở các nơi khác nhau và có thời hạn giao hàng khác nhau.Phối hợp và hợp tác là cần thiết để tận dụng các cơ hội mua hàng nhóm.Các cơ quan chính phủ lớn có thể bắt buộc tuân thủ một số hợp đồng mua hàng nhất định, thường là cho các sản phẩm chung được sử dụng rộng rãi.Photocopy hoặc in giấy là một sản phẩm phổ biến cho loại hợp đồng này, vì các yêu cầu sản phẩm cơ bản là giống nhau cho tất cả mọi người.Chỉ trong giao hàng thời gian là một kỹ thuật quản lý, trong đó nhà cung cấp chịu trách nhiệm đảm bảo số lượng vật liệu đã mua đã sẵn sàng và có sẵn để giao hàng tại các ngày và giờ được chỉ định.Loại yêu cầu giao hàng này thường được kết hợp với việc mua nhóm, giảm chi phí lưu trữ cho khách hàng.Nhược điểm của loại thỏa thuận này là thiếu tính linh hoạt để đối phó với các trường hợp khẩn cấp và phụ thuộc vào mạng lưới giao hàng.Giá và đàm phán số lượng lớn là rất quan trọng khi hoàn thành việc mua sắm của chính phủ.Các cuộc đàm phán thường được hoàn thành bởi Giám đốc mua sắm hoặc đại lý mua hàng cấp cao thay mặt cho một cơ quan hoặc bộ phận lớn.Đây là nơi có thể đạt được giá trị thực sự cho đồng đô la, tiết kiệm tiền của người nộp thuế mà không ảnh hưởng đến dịch vụ.Chi phí hành chính là chi phí cho tổ chức cho toàn bộ mua sắm để trả tiền.Điều này bao gồm mức lương và chi phí hỗ trợ cho nhân viên mua sắm, xử lý hóa đơn, kiểm tra sản xuất và giải quyết các yêu cầu của nhà cung cấp.Nhiều cơ quan chính phủ duy trì một bộ phận mua sắm trung ương như là một phần của chương trình giảm chi phí.Loại cấu trúc tổ chức này làm tăng các cơ hội để mua và giám sát hoạt động mua hàng.