Τι είναι η συμφιλίωση αποθεμάτων;

Η συμφιλίωση αποθεμάτων είναι μια διαδικασία όπου μια εταιρεία εξισορροπεί το φυσικό της απόθεμα με τα στοιχεία στα λογιστικά βιβλία της.Δύο τύποι συστημάτων είναι διαθέσιμοι για τη συμφιλίωση του αποθέματος.Οι εταιρείες μπορούν είτε να χρησιμοποιήσουν ένα περιοδικό είτε ένα διαρκή σύστημα απογραφής για τη διεξαγωγή αυτής της δραστηριότητας.Όπως υποδηλώνουν τα ονόματα, ένα περιοδικό σύστημα απογραφής απαιτεί μια συμφιλίωση απογραφής σε αρκετές διαφορετικές χρονικές στιγμές το χρόνο, όπως κάθε τρίμηνο.Η διαρκή μέθοδος δεν έχει αυτή την απαίτηση ως ετήσιο απόθεμα είναι επαρκής.Κάτω από κάθε σύστημα, είναι απαραίτητη η φυσική καταμέτρηση του αποθέματος για να συγκριθούν τα πραγματικά στοιχεία με τις λογιστικές αναφορές, ώστε οι λογιστές να μπορούν να κάνουν προσαρμογές όπως είναι απαραίτητο.

Κάτω από κάθε σύστημα απογραφής, η διαδικασία ξεκινά με τα ίδια πρώτα βήματα.Ένα άτομο από το τμήμα λογιστικής συνήθως βγαίνει και μετράει όλα τα φυσικά στοιχεία που αναφέρονται ως απόθεμα.Ένα αντίγραφο του αποθέματος βιβλίων από τον υπολογιστή μπορεί να βοηθήσει να καθοδηγήσει τον λογιστή, ενώ μετράει φυσικό απόθεμα.Οποιεσδήποτε διαφορές μεταξύ του αποθέματος που αναφέρονται στην εκτύπωση του υπολογιστή και στην πραγματική απογραφή χρειάζεται ένα σημάδι στην αναφορά.Όλα τα αποθέματα χρειάζονται καταμέτρηση πριν ξεκινήσει η διαδικασία συμφιλίωσης.

Μόλις ολοκληρωθεί ο φυσικός αριθμός, οι λογιστές μπορούν να ξεκινήσουν τη διαδικασία συμφιλίωσης αποθεμάτων.Αυτή η διαδικασία απαιτεί από τον λογιστή να συγκρίνει τις φυσικές του μετρήσεις με τα στοιχεία που αναφέρονται στο λογιστικό σύστημα.Οποιεσδήποτε διαφορές και οι προκύπτουσες διαφορές σε δολάρια πρέπει να έχουν σαφή σημείωση στην έκθεση συμφιλίωσης.Ο λογιστής πρέπει να βρει τον λόγο για αυτές τις διαφορές και να εντοπίσει κάθε απόθεμα.Για παράδειγμα, το απόθεμα που πωλήθηκε αλλά δεν έχει ακόμη καταγραφεί στο λογιστικό βιβλίο μπορεί να οδηγήσει σε διαφορά αποθεμάτων κατά τη διάρκεια της διαδικασίας συμφιλίωσης.

Ο σκοπός πίσω από τη διαδικασία συμφιλίωσης αποθεμάτων είναι διττός.Πρώτον, μια εταιρεία αναφέρει πιο ακριβή στοιχεία σχετικά με τις οικονομικές της καταστάσεις, τόσο την κατάσταση αποτελεσμάτων όσο και τον ισολογισμό.Οι κατάλληλες λογιστικές δηλώσεις και αναφορές αντικατοπτρίζουν την πραγματική αξία της εταιρείας και επιτρέπουν στους ενδιαφερόμενους να κάνουν καλύτερες κρίσεις.Δεύτερον, ένα ακριβές υπόλοιπο απογραφής μπορεί να αποτρέψει τους υπερβολικούς φόρους.Οι κυβερνητικές υπηρεσίες ενδέχεται να χρεώνουν φόρους για το απούλητο απόθεμα στο τέλος κάθε έτους.Η υπερβολική απογραφή στο τέλος του έτους αυξάνει αυτούς τους φόρους.

Η συμφιλίωση αποθεμάτων μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να αποδείξει ότι έχει κατάλληλους εσωτερικούς ελέγχους.Η κλοπή, η αλλοίωση και το κατεστραμμένο απόθεμα μπορούν να αυξήσουν σημαντικά το κόστος μιας επιχείρησης.Η αποτυχία να ελέγξει σωστά το κόστος που σχετίζεται με το απόθεμα μπορεί να φάει γρήγορα στα κέρδη μιας εταιρείας.Οι ελεγκτές συχνά εξετάζουν τους εσωτερικούς ελέγχους ως μέρος της διαδικασίας εξωτερικής αναθεώρησης μιας εταιρείας.Τα εθνικά λογιστικά πρότυπα ενδέχεται επίσης να απαιτούν συμμόρφωση με τις διαδικασίες συμφιλίωσης αποθεμάτων για ορισμένους τύπους εταιρειών.