Τι είναι η συντήρηση της λίστας;

Η συντήρηση της λίστας είναι η διαδικασία διατήρησης μιας λίστας οποιουδήποτε ρεύματος τύπου.Οι επιχειρήσεις λειτουργούν με μια σειρά λιστών σε όλη την εταιρική δομή, με λίστες πελατών και λίστες εγκεκριμένων προμηθευτών να είναι δύο πρωταρχικά παραδείγματα.Η γενική έννοια της συντήρησης καταλόγων ασχολείται με τη διατήρηση αυτών των και άλλων σημαντικών καταλόγων που ανήκουν στην εταιρεία όσο το δυνατόν ακριβέστερες και έγκαιρες.Αυτό σημαίνει ότι η διαδικασία διατήρησης αυτών των καταλόγων είναι μια συνεχιζόμενη δραστηριότητα που πρέπει να εκτελείται σε τακτά χρονικά διαστήματα.

Υπάρχουν τρεις βασικοί τύποι δραστηριοτήτων ή συναλλαγών που συμβαίνουν κατά τη διαδικασία συντήρησης λίστας.Η πρώτη δραστηριότητα είναι γνωστή ως προσθήκη.Αυτό σημαίνει απλώς ότι προστίθενται όλα τα νέα δεδομένα που σχετίζονται με την καταχώριση.Για παράδειγμα, εάν η Εταιρεία δημιουργήσει συμβατική συμφωνία με έναν νέο πωλητή, ο πωλητής προστίθεται στην εγκεκριμένη λίστα προμηθευτών, που συχνά περιλαμβάνουν βασικές πληροφορίες όπως τα ονόματα και τις θέσεις των βασικών επαφών, τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης για τη σύμβαση και οποιαδήποτε άλληΕιδικές λεπτομέρειες που είναι απαραίτητες για την σωστή παράδοση υπηρεσιών σε αυτόν τον πελάτη.

Ο δεύτερος τύπος συναλλαγής ή δραστηριότητας που λαμβάνει χώρα κατά τη διάρκεια της συντήρησης της λίστας είναι γνωστός ως διαγραφή ή κατάργηση.Σε αυτή την περίπτωση, τα δεδομένα που είχαν συμπεριληφθεί προηγουμένως στη λίστα απομακρύνθηκαν ή αφαιρέθηκαν.Σε περίπτωση που ένας πελάτης επιλέξει να κλείσει τον λογαριασμό του και να διευθετήσει πλήρως τυχόν εξαιρέσεις ισορροπίας, ο λογαριασμός αυτός απομακρύνεται από τον κατάλογο των ενεργών πελατών.Ενώ ορισμένες επιχειρήσεις απλώς απορρίπτουν αυτά τα δεδομένα, άλλοι λαμβάνουν τις πληροφορίες που έχουν αφαιρεθεί και αρχειοθετούν τα δεδομένα σε μια λίστα που προορίζονται για πρώην πελάτες.

Ένα τελικό βήμα ή συναλλαγή που σχετίζεται με τη συντήρηση λίστας είναι γνωστή ως η αλλαγή.Αυτό συνήθως περιλαμβάνει την ενημέρωση κάποιου τύπου πληροφοριών που βρίσκονται ήδη σε μια υπάρχουσα λίστα.Σε περίπτωση που ένας πελάτης υποβληθεί σε συγχώνευση και αρχίσει να ασχολείται με ένα νέο όνομα της εταιρείας, το νέο όνομα αντικαθιστά το παλιό όνομα σε όλα τα αρχεία πελατών που διατηρούνται από τον προμηθευτή.Με ένα προφίλ πελατών που περιέχει το όνομα των βασικών υπευθύνων λήψης αποφάσεων μέσα στον οργανισμό, μια αλλαγή μπορεί να περιλαμβάνει την αφαίρεση του ονόματος κάποιου που έχει εγκαταλείψει την εταιρεία και αντικατέστησε το όνομα του διαδόχου του στον ίδιο τομέα στην λίστα.

Με οποιοδήποτε είδος δραστηριότητας συντήρησης λίστας, η ιδέα είναι να διατηρηθεί το ρεύμα καταχώρισης.Με αυτόν τον τρόπο συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση της ευκαιρίας για το χρόνο και τους πόρους που πρέπει να σπαταληθούν από τη χρήση πληροφοριών που είναι ξεπερασμένες ή όχι πλέον σχετικές.Για παράδειγμα, η διατήρηση των τρέχουσων πληροφοριών σχετικά με μια λίστα πελατών βοηθά να διασφαλιστεί ότι εάν ο προμηθευτής επιθυμεί να διεξαγάγει μια καμπάνια διαφημιστικής αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας τη λίστα, τα κομμάτια αλληλογραφίας δεν θα αποστέλλονται σε πρώην πελάτες ή σε επαφές που δεν συνδέονται πλέον με τις εταιρείες πουσυνθέστε την τρέχουσα πελατειακή βάση.