Apa itu pemeliharaan daftar?

Daftar pemeliharaan adalah proses menyimpan daftar arus jenis apa pun.Bisnis beroperasi dengan sejumlah daftar di seluruh struktur perusahaan, dengan daftar klien dan daftar vendor yang disetujui menjadi dua contoh utama.Konsep umum pemeliharaan daftar berkaitan dengan menjaga ini dan daftar penting lainnya yang dimiliki oleh Perusahaan seakurat dan seimbang mungkin.Ini berarti bahwa proses mempertahankan daftar ini adalah kegiatan yang berkelanjutan yang harus dilakukan secara berkala.

Ada tiga jenis dasar kegiatan atau transaksi yang terjadi selama proses pemeliharaan daftar.Aktivitas pertama dikenal sebagai ADD.Ini berarti bahwa setiap data baru yang relevan dengan daftar ditambahkan.Misalnya, jika perusahaan menetapkan perjanjian kontrak dengan vendor baru, vendor itu ditambahkan ke daftar vendor yang disetujui, seringkali termasuk informasi utama seperti nama dan posisi kontak utama, tanggal mulai dan akhir untuk kontrak, dan lainnyaSpesifik yang diperlukan untuk memberikan layanan dengan benar kepada pelanggan tersebut.

Jenis transaksi atau aktivitas kedua yang terjadi selama pemeliharaan daftar dikenal sebagai Hapus atau Hapus.Dalam hal ini, data yang sebelumnya dimasukkan dalam daftar dilepas atau dihapus.Jika pelanggan memilih untuk menutup akunnya, dan menyelesaikan setiap saldo yang belum dibayar secara penuh, akun itu dihapus dari daftar pelanggan aktif.Sementara beberapa bisnis hanya membuang data ini, yang lain mengambil informasi pelanggan yang dihapus dan mengarsipkan data pada daftar yang disediakan untuk mantan pelanggan.

Langkah terakhir atau transaksi yang terkait dengan pemeliharaan daftar dikenal sebagai perubahan.Ini biasanya melibatkan memperbarui beberapa jenis informasi yang sudah ada dalam daftar yang ada.Jika pelanggan menjalani merger dan mulai melakukan bisnis dengan nama perusahaan baru, nama baru itu menggantikan nama lama pada semua catatan pelanggan yang dikelola oleh pemasok.Dengan profil pelanggan yang berisi nama pembuat keputusan utama dalam organisasi, perubahan mungkin melibatkan menghapus nama seseorang yang telah meninggalkan perusahaan dan menggantikan nama penggantinya di bidang yang sama di daftar.

Dengan segala jenis aktivitas pemeliharaan daftar, idenya adalah untuk menjaga listing arus.Melakukan hal itu membantu meminimalkan peluang waktu dan sumber daya yang disia -siakan oleh penggunaan informasi yang sudah ketinggalan zaman atau tidak lagi relevan.Misalnya, mempertahankan informasi terkini tentang daftar pelanggan membantu memastikan bahwa jika pemasok ingin melakukan kampanye surat langsung menggunakan daftar, surat pengiriman tidak akan dikirim ke mantan pelanggan atau ke kontak yang tidak lagi terkait dengan perusahaan yangBuat basis pelanggan saat ini.