Bảo trì danh sách là gì?

Danh sách bảo trì là quá trình giữ một danh sách của bất kỳ loại hiện tại nào.Các doanh nghiệp hoạt động với một số danh sách trong toàn bộ cấu trúc của công ty, với danh sách khách hàng và danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt là hai ví dụ điển hình.Khái niệm chung về bảo trì danh sách có liên quan đến việc giữ các danh sách này và các danh sách quan trọng khác thuộc sở hữu của công ty chính xác và kịp thời nhất có thể.Điều này có nghĩa là quá trình duy trì các danh sách này là một hoạt động liên tục phải được thực hiện theo định kỳ.Có ba loại hoạt động hoặc giao dịch cơ bản xảy ra trong quá trình bảo trì danh sách.Hoạt động đầu tiên được gọi là một bổ sung.Điều này đơn giản có nghĩa là bất kỳ dữ liệu mới nào liên quan đến danh sách đều được thêm vào.Ví dụ: nếu công ty thiết lập thỏa thuận hợp đồng với nhà cung cấp mới, nhà cung cấp đó được thêm vào danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, thường bao gồm thông tin chính như tên và vị trí của các liên hệ chính, ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho hợp đồng và bất kỳCác chi tiết cụ thể là cần thiết để cung cấp dịch vụ đúng cách cho khách hàng đó.

Loại giao dịch hoặc hoạt động thứ hai diễn ra trong quá trình bảo trì danh sách được gọi là xóa hoặc xóa.Trong trường hợp này, dữ liệu được đưa vào trước đây trong danh sách bị loại bỏ hoặc xóa.Nếu một khách hàng chọn đóng tài khoản của mình và giải quyết bất kỳ số dư chưa thanh toán nào, tài khoản đó sẽ bị xóa khỏi danh sách các khách hàng đang hoạt động.Mặc dù một số doanh nghiệp chỉ đơn giản là loại bỏ dữ liệu này, những người khác lấy thông tin khách hàng bị xóa và lưu trữ dữ liệu trên một danh sách được dành riêng cho khách hàng cũ.Một bước cuối cùng hoặc giao dịch liên quan đến bảo trì danh sách được gọi là thay đổi.Điều này thường liên quan đến việc cập nhật một số loại thông tin đã có trong danh sách hiện có.Nếu một khách hàng trải qua việc sáp nhập và bắt đầu kinh doanh dưới tên công ty mới, tên mới đó thay thế tên cũ trên tất cả các hồ sơ khách hàng được duy trì bởi nhà cung cấp.Với hồ sơ khách hàng có tên của những người ra quyết định chính trong tổ chức, một sự thay đổi có thể liên quan đến việc loại bỏ tên của một người đã rời khỏi công ty và thay thế tên của người kế nhiệm của mình trong cùng lĩnh vực trong danh sách.Với bất kỳ loại hoạt động bảo trì danh sách nào, ý tưởng là giữ cho danh sách hiện tại.Làm như vậy giúp giảm thiểu cơ hội cho thời gian và tài nguyên bị lãng phí bởi việc sử dụng thông tin đã lỗi thời hoặc không còn liên quan.Ví dụ: duy trì thông tin hiện tại trong danh sách khách hàng giúp đảm bảo rằng nếu nhà cung cấp muốn tiến hành chiến dịch thư trực tiếp bằng danh sách, các phần gửi thư sẽ không được gửi cho khách hàng cũ hoặc liên hệ không còn liên quan đến các công tytạo nên cơ sở khách hàng hiện tại.