Τι κάνει ένας εταιρικός γραμματέας;

Η λειτουργία ενός εταιρικού γραμματέα εξαρτάται από το πλαίσιο στο οποίο χρησιμοποιείται ο τίτλος.Υπάρχουν δύο συνήθεις εφαρμογές του τίτλου.Ένας εταιρικός γραμματέας είναι η κυβερνητική οντότητα που εξουσιοδοτεί επιχειρηματικούς σχηματισμούς και ρυθμίζει εξουσιοδοτημένες οντότητες μέχρι να διαλυθούν επίσημα.Οι εταιρικοί καταχωρητές μπορούν επίσης να είναι χρηματοπιστωτικά ιδρύματα που προσλαμβάνονται από εταιρείες για να διατηρήσουν την καταγραφή της ιδιοκτησίας των εκκρεμών μετοχών και των ομολόγων της για σκοπούς τήρησης αρχείων και για να εμποδίσουν την εταιρεία να εκδώσει περισσότερα αποθέματα που έχει εγκριθεί.Και στις δύο περιπτώσεις, ο εταιρικός γραμματέας λειτουργεί κυρίως ως αρχειοφύλακας πληροφόρησης για να παρακολουθεί τον τρέχοντα κατάλογο εγγραφής.

Σε χώρες με ιδιωτικούς επιχειρηματικούς τομείς, όπως οι ΗΠΑ, το Ηνωμένο Βασίλειο και ο Καναδάς, ο εταιρικός γραμματέας είναι ο κυβερνητικός οργανισμός που επιτρέπει τις άδειες που επιτρέπειεπιχειρήσεις να λειτουργούν.Είναι ο τόπος όπου οι εταιρείες καταθέτουν το άρθρο της ενσωμάτωσής τους για την επίσημη εκκίνηση της εταιρείας και όπου άλλοι τύποι οντοτήτων καταθέτουν τα έγγραφα σχηματισμού τους.Οι οργανισμοί αυτοί είναι καταχωρητές επειδή διατηρούν το δημόσιο αρχείο εξουσιοδοτημένων επιχειρηματικών οντοτήτων εντός δικαιοδοσίας.Συνήθως, ένα μέλος του κοινού μπορεί να επικοινωνήσει με το γραφείο του γραμματέα για να καθορίσει την κατάσταση της επιχειρηματικής εγγραφής μιας εταιρείας.

Οι κυβερνητικοί καταχωρητές διαχειρίζονται επίσης τις ετήσιες υποχρεώσεις κατάθεσης των επιχειρήσεων και παρέχουν διοικητικές υπηρεσίες, μια τέτοια μεταποίηση αλλαγές στην εγγραφή μιας εταιρείας, παρέχοντας αντίγραφα εγγράφων και πιστοποιώντας το καθεστώς μιας εταιρείας.Ο εταιρικός γραμματέας στο πλαίσιο αυτό διαχειρίζεται επίσης τη διάλυση των εταιρειών και επιτυγχάνει την εξουσία μιας εταιρείας να ασχολείται με τη δικαιοδοσία από το αρχείο όταν κλείνει τις πόρτες της.Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, κάθε κράτος έχει έναν εταιρικό γραμματέα, ο οποίος είναι συνήθως ο υπουργός.Οι εργαζόμενοι στο Τμήμα Επιχειρήσεων του Γραφείου του Γραμματέα εκτελούν μια σειρά διοικητικών καθηκόντων που διατηρούν το δημόσιο αρχείο των εγγεγραμμένων επιχειρηματικών οντοτήτων.

Η άλλη κοινή χρήση του τίτλου εταιρικών γραμματέων είναι με τον διορισμό ενός χρηματοπιστωτικού ιδρύματος για τη διατήρηση της καταγραφής των εξαιρετικών τίτλων μιας εταιρείας.Τεχνικά, μια εταιρεία μπορεί να διορίσει οποιονδήποτε για να διατηρήσει αυτό το αρχείο.Σε πολλές μικρές εταιρείες, για παράδειγμα, ο Γραμματέας του Διοικητικού Συμβουλίου μπορεί να δοθεί αυτό το έργο και ο τίτλος.Για τις μεγάλες εταιρείες με εκατομμύρια εκκρεμείς μετοχές, ωστόσο, η μόνη πρακτική προσέγγιση είναι να έχει ένας ειδικός να διατηρήσει το αρχείο ιδιοκτησίας.

Τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα που λειτουργούν ως εταιρικοί καταχωρητές παρακολουθούν τα ονόματα και τις διευθύνσεις των σημερινών ιδιοκτητών μετοχών και ομολόγων.Κάθε φορά που μια ασφάλεια αλλάζει τα χέρια, η αλλαγή καταγράφεται και καταγράφεται.Αυτά τα ιδρύματα εργάζονται χέρι-χέρι με μεσίτες και εμπόρους για να συγκεντρώσουν αυτές τις πληροφορίες για το αρχείο.Παρόλο που το αρχείο που διατηρεί ο εταιρικός γραμματέας δεν καθορίζει την ιδιοκτησία, επιτρέπει στην εταιρεία να ταχυδρομήσει σημαντικές ειδοποιήσεις στους ιδιοκτήτες όπως απαιτείται από τις ρυθμιστικές αρχές.Το χρηματοπιστωτικό ίδρυμα παρακολουθεί επίσης τον συνολικό αριθμό των εκκρεμών μετοχών, οπότε η εταιρεία δεν εκδίδει περισσότερες μετοχές από ό, τι επιτρέπεται.