Τι κάνει ένας βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ;

Ένας βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ είναι συνήθως υπεύθυνος για τα καθήκοντα του Front Office σε μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό.Ο ρεσεψιονίστ ελέγχει συνήθως την πρόσβαση στο γραφείο, χαιρετώντας τους επισκέπτες, ειδοποιώντας τους υπαλλήλους των επισκεπτών και τη συνεργασία με ανθρώπους παράδοσης και εργολάβους.Επιπλέον, ο βοηθός γραφείου μπορεί να είναι υπεύθυνος για ορισμένα καθήκοντα διαχείρισης γραφείων, όπως η διαχείριση των υπολογιστικών φύλλων, η αλληλογραφία και η παραγγελία των ειδών γραφείων.Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού και τον αριθμό των εργαζομένων που έχει, ο βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ μπορεί επίσης να ενεργεί ως προσωπικός ή διοικητικός βοηθός σε ένα ή περισσότερα στελέχη ή διευθυντικά στελέχη της εταιρείας.

Ενώ πολλά γραφεία τώρα βασίζονται σε συστήματα φωνητικών μηνυμάτων για να απαντήσουν στα τηλέφωνα και στους καλούντες διαδρομής στον σχετικό εργαζόμενο, πολλοί εξακολουθούν να απασχολούν έναν βοηθό γραφείου/ρεσεψιονίστ για να διαχειριστούν το τηλεφωνικό σύστημα και να μιλήσουν σε καλούντες που δυσκολεύονται να το χρησιμοποιήσουν.Οι ρεσεψιονίστ εκτελούν επίσης την εργασία που επιβλέπει τον χώρο υποδοχής, γνωστή και ως περιοχή αναμονής ή δωμάτιο, στην οποία οι επισκέπτες συνήθως εισέρχονται.Ένας παραδοσιακός βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ θα αναλάβει συνήθως την ευθύνη να διασφαλίσει ότι ένας επισκέπτης ανακοινώνεται στους ανθρώπους που επισκέπτεται ή, αν ο επισκέπτης είναι άνθρωπος παράδοσης, ο ρεσεψιονίστ θα υπογράψει συνήθως για πακέτα και θα ενημερώσει τους παραλήπτες τουάφιξη.Ένας βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση των πελατών σχετικά με τις υπηρεσίες της Companys και μπορεί επίσης να προγραμματίσει ραντεβού μεταξύ πελατών και εργαζομένων.εντός της εταιρείας.Σε μια πολύ μικρή οργάνωση ή μία με πολύ λιτό προϋπολογισμό, ο ρεσεψιονίστ μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως διευθυντής γραφείου.Αυτός ή αυτή μπορεί να είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι το γραφείο λειτουργεί καλά με την αποκατάσταση των προμηθειών και την παρακολούθηση της απόδοσης μηχανών γραφείων, όπως φωτοαντιγραφικά, μηχανές φαξ και ακόμη και υπολογιστές.Ο βοηθός γραφείου/ρεσεψιονίστ με αυτές τις ευθύνες θα επικοινωνήσει συνήθως και θα συνεργαστεί με επαγγελματίες επισκευής καθώς και άλλους εργολάβους που μπορεί να χρειαστεί να εκτελέσουν εργασίες στο χώρο ή στο κτίριο.Άλλες κοινές ευθύνες περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό εκδηλώσεων, τον προγραμματισμό ταξιδιών και, σε ορισμένες περιπτώσεις, τη διαχείριση των γενικών επικοινωνιών γραφείου, όπως οι ειδοποιήσεις σχετικά με τις διακοπές, τις ειδικές εκδηλώσεις και τις εκτιμήσεις ασφάλειας.θέση σε μια συγκεκριμένη εταιρεία.Σε πολλές περιπτώσεις, οι υπάλληλοι του γραφείου μπορούν να αποκτήσουν τις δεξιότητές τους στη δουλειά ή να ολοκληρώσουν ένα πρόγραμμα επαγγελματικής κατάρτισης που τους παρέχει μια βασική κατανόηση των διαδικασιών διαχείρισης γραφείων.Άλλες επιλογές περιλαμβάνουν τη λήψη μαθημάτων συνεχούς και ενηλίκων σε διάφορα πακέτα λογισμικού, γραφή και επικοινωνία και πρωτόκολλο επιχειρήσεων.