Trợ lý văn phòng/nhân viên tiếp tân làm gì?

Một trợ lý văn phòng/nhân viên tiếp tân thường chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ văn phòng trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức.Nhân viên tiếp tân thường kiểm soát quyền truy cập vào văn phòng bằng cách chào hỏi khách, thông báo cho nhân viên của khách truy cập và làm việc với những người giao hàng và nhà thầu.Ngoài ra, trợ lý văn phòng có thể chịu trách nhiệm cho một số nhiệm vụ quản trị văn phòng như quản lý bảng tính, thư từ và đặt hàng cung cấp văn phòng.Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và số lượng nhân viên mà họ có, trợ lý văn phòng/nhân viên tiếp tân cũng có thể đóng vai trò là trợ lý cá nhân hoặc hành chính cho một hoặc nhiều giám đốc điều hành hoặc quản lý của công ty.Trong khi nhiều văn phòng hiện đang dựa vào các hệ thống thư thoại để trả lời điện thoại và người gọi định tuyến cho nhân viên thích hợp, nhiều người vẫn sử dụng một trợ lý văn phòng/nhân viên tiếp tân để quản lý hệ thống điện thoại và nói chuyện với những người gọi đang gặp khó khăn khi sử dụng nó.Nhân viên tiếp tân cũng thực hiện nhiệm vụ giám sát khu vực tiếp tân, còn được gọi là khu vực chờ hoặc phòng, trong đó du khách thường vào.Trợ lý văn phòng/nhân viên tiếp tân truyền thống thường có trách nhiệm đảm bảo rằng khách truy cập được công bố cho những người mà họ đang đến hoặc, nếu khách truy cập là người giao hàng, nhân viên tiếp tân thường ký hợp đồng và cho người nhận biết vềđến.Trợ lý văn phòng/nhân viên tiếp tân cũng có thể chịu trách nhiệm thông báo cho khách hàng đi bộ về dịch vụ của COMYYS và cũng có thể sắp xếp các cuộc hẹn giữa khách hàng và nhân viên.trong công ty.Trong một tổ chức rất nhỏ, hoặc một tổ chức có ngân sách rất thanh đạm, nhân viên tiếp tân cũng có thể phục vụ như một người quản lý văn phòng.Anh ấy hoặc cô ấy có thể chịu trách nhiệm đảm bảo rằng văn phòng hoạt động tốt bằng cách khôi phục nguồn cung cấp và giám sát hiệu suất của các máy văn phòng, như máy photocopy, máy fax và thậm chí cả máy tính.Trợ lý văn phòng/nhân viên tiếp tân với các trách nhiệm này thường sẽ liên hệ và làm việc với các chuyên gia sửa chữa cũng như các nhà thầu khác, những người có thể cần thực hiện công việc trên không gian văn phòng hoặc tòa nhà.Các trách nhiệm chung khác bao gồm lập kế hoạch sự kiện, lập kế hoạch du lịch và, trong một số trường hợp, quản lý truyền thông văn phòng nói chung, chẳng hạn như thông báo về ngày lễ, sự kiện đặc biệt và cân nhắc an toàn.vị trí trong một công ty cụ thể.Trong nhiều trường hợp, nhân viên văn phòng có thể có được các kỹ năng của họ trong công việc hoặc hoàn thành chương trình đào tạo nghề cung cấp cho họ sự hiểu biết cơ bản về các thủ tục quản trị văn phòng.Các lựa chọn khác bao gồm tham gia các lớp giáo dục người lớn và tiếp tục trong các gói phần mềm khác nhau, viết và giao tiếp và giao thức kinh doanh.