Mit csinál egy irodai asszisztens/recepciós?

Az irodai asszisztens/recepciós általában felelős az üzleti vagy szervezeti irodai feladatokért.A recepciós általában a vendégek üdvözlésével ellenőrzi az irodába való hozzáférést, értesíti a látogatók alkalmazottait, valamint a kézbesítőkkel és a vállalkozókkal való együttműködést.Ezenkívül az irodai asszisztens felelős számos irodai adminisztrációs feladatért, például a táblázatok kezeléséért, a levelezés és az irodai kellékek rendezéséért.A szervezet méretétől és az alkalmazottak számától függően az irodai asszisztens/recepciós személyi vagy adminisztratív asszisztensként is működhet egy vagy több társaság vezetõjének vagy menedzserének.

Míg sok iroda most a hangpostarendszerekre támaszkodik a telefonok megválaszolására és a releváns munkavállaló felé vezető hívókra, sokan továbbra is irodai asszisztens/recepciós szakembert alkalmaznak a telefonrendszer kezelésére, és beszélnek a hívókkal, akiknek nehezen használják.A recepciós szakemberek elvégzik a fogadási területet felügyelő feladatot is, más néven várakozási terület vagy helyiség, amelybe a látogatók általában belépnek.A hagyományos irodai asszisztens/recepciós általában vállalja a felelősséget, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a látogatót bejelentették azoknak az embereknek, akiket meglátogat, vagy ha a látogató szállító személy, a recepciós általában aláírja a csomagokat, és tudatja a címzetteketérkezés.Az irodai asszisztens/recepciós felelősségvállalás is felelős a Walk-In ügyfelek tájékoztatásáért a Companies Services-ről, és ütemezheti az ügyfelek és az alkalmazottak közötti találkozókat is.cégen belül.Egy nagyon kicsi szervezetben, vagy egy nagyon kedvező költségvetéssel rendelkező szervezetben a recepciós irodavezetőként is szolgálhat.Lehet, hogy felelős annak biztosításáért, hogy az iroda jól működjön a készletek újratelepítésével és az irodai gépek, például fénymásolók, faxok és akár számítógépek teljesítményének ellenőrzésével.Az irodai asszisztens/recepciós ezekkel a felelősséggel általában kapcsolatba lép és együttműködik a javító szakemberekkel, valamint más vállalkozókkal, akiknek esetleg az irodaterületen vagy az épületben munkát kell végezniük.Egyéb gyakori felelősségek között szerepel az eseménytervezés, az utazási ütemezés és bizonyos esetekben az általános irodai kommunikáció kezelése, például az ünnepekről, a különleges eseményekről és a biztonsági megfontolásokról szóló értesítések.pozíció egy adott társaságon belül.Sok esetben az irodai dolgozók megszerezhetik képességeiket a munkahelyen, vagy befejezhetik egy olyan szakképzési programot, amely alapvető ismereteket nyújt számukra az irodai adminisztrációs eljárásokról.Egyéb lehetőségek között szerepel a folyamatos és a felnőttképzési osztályok bevétele a különféle szoftvercsomagokban, az üzleti írásban és a kommunikációban, valamint a protokollban.