Apa yang dilakukan asisten/resepsionis kantor?

Asisten/resepsionis kantor biasanya bertanggung jawab atas tugas -tugas kantor depan dalam bisnis atau organisasi.Resepsionis biasanya mengendalikan akses ke kantor dengan menyapa para tamu, memberi tahu karyawan pengunjung dan bekerja dengan orang -orang pengiriman dan kontraktor.Selain itu, asisten kantor mungkin bertanggung jawab atas sejumlah tugas administrasi kantor seperti mengelola spreadsheet, korespondensi dan pemesanan pasokan kantor.Bergantung pada ukuran organisasi dan jumlah karyawan yang dimilikinya, asisten kantor/resepsionis juga dapat bertindak sebagai asisten pribadi atau administrasi untuk satu atau lebih eksekutif atau manajer perusahaan.

Sementara banyak kantor sekarang bergantung pada sistem pesan suara untuk menjawab telepon dan mengarahkan penelepon ke pekerja terkait, banyak yang masih mempekerjakan asisten/resepsionis kantor untuk mengelola sistem telepon dan berbicara dengan penelepon yang mengalami kesulitan menggunakannya.Resepsionis juga melakukan tugas yang mengawasi area penerimaan, juga dikenal sebagai ruang tunggu atau ruang, ke mana pengunjung biasanya masuk.Asisten/resepsionis kantor tradisional biasanya akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pengunjung diumumkan kepada orang -orang yang dia kunjungi atau, jika pengunjung adalah orang yang diselesaikan, resepsionis biasanya akan menandatangani paket dan memberi tahu penerima mereka tentang merekakedatangan.Asisten/resepsionis kantor juga mungkin bertanggung jawab untuk memberi tahu pelanggan walk-in tentang layanan perusahaan dan juga dapat menjadwalkan janji temu antara klien dan karyawan.di dalam perusahaan.Dalam organisasi yang sangat kecil, atau yang memiliki anggaran yang sangat hemat, resepsionis juga dapat berfungsi sebagai manajer kantor.Ia mungkin bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kantor berfungsi dengan baik dengan mengisi kembali persediaan dan memantau kinerja mesin kantor, seperti mesin fotokopi, mesin faks dan bahkan komputer.Asisten kantor/resepsionis dengan tanggung jawab ini biasanya akan menghubungi dan bekerja dengan para profesional perbaikan serta kontraktor lain yang mungkin perlu melakukan pekerjaan di ruang kantor atau bangunan.Tanggung jawab umum lainnya termasuk perencanaan acara, penjadwalan perjalanan dan, dalam beberapa kasus, mengelola komunikasi kantor umum, seperti pemberitahuan tentang liburan, acara khusus dan pertimbangan keselamatan.

Kualifikasi untuk menjadi asisten kantor bervariasi sesuai dengan keterampilan yang diperlukan untuk mengasumsikan aposisi dalam perusahaan tertentu.Dalam banyak kasus, pekerja kantor dapat memperoleh keterampilan mereka di tempat kerja atau menyelesaikan program pelatihan kejuruan yang memberi mereka pemahaman dasar tentang prosedur administrasi kantor.Pilihan lain termasuk mengambil kelas pendidikan berkelanjutan dan orang dewasa di berbagai paket perangkat lunak, penulisan bisnis dan komunikasi dan protokol.