Ano ang ginagawa ng isang katulong sa tanggapan/receptionist?

Ang isang katulong sa tanggapan/receptionist ay karaniwang responsable para sa mga tungkulin sa harap ng tanggapan sa isang negosyo o samahan.Karaniwang kinokontrol ng receptionist ang pag -access sa opisina sa pamamagitan ng pagbati sa mga bisita, inaalam ang mga empleyado ng mga bisita at nagtatrabaho sa mga taong naghahatid at mga kontratista.Bilang karagdagan, ang katulong sa tanggapan ay maaaring maging responsable para sa isang bilang ng mga gawain sa pangangasiwa ng opisina tulad ng pamamahala ng mga spreadsheet, sulat at pag -order ng mga gamit sa opisina.Depende sa laki ng samahan at ang bilang ng mga empleyado na mayroon ito, ang katulong sa tanggapan/receptionist ay maaari ring kumilos bilang isang personal o administratibong katulong sa isa o higit pa sa mga executive ng kumpanya o tagapamahala.

Habang maraming mga tanggapan ngayon ang umaasa sa mga sistema ng boses ng mail upang sagutin ang mga telepono at mga tumatawag sa ruta sa may kinalaman sa manggagawa, marami pa rin ang gumagamit ng isang katulong sa tanggapan/receptionist upang pamahalaan ang sistema ng telepono at makipag -usap sa mga tumatawag na nahihirapan sa paggamit nito.Ginagawa rin ng mga receptionist ang gawain na nangangasiwa sa lugar ng pagtanggap, na kilala rin bilang naghihintay na lugar o silid, kung saan karaniwang pumapasok ang mga bisita.Ang isang tradisyunal na katulong sa tanggapan/receptionist ay karaniwang tatanggap ng responsibilidad na tiyakin na ang isang bisita ay inihayag sa mga taong binibisita niya o, kung ang bisita ay isang taong naghahatid, ang receptionist ay karaniwang mag -sign para sa mga pakete at ipaalam sa mga tatanggap ang kanilangpagdating.Ang isang katulong sa opisina/receptionist ay maaari ring maging responsable para sa pag-alam sa mga customer sa paglalakad tungkol sa isang serbisyo ng mga kumpanya at maaari ring mag-iskedyul ng mga tipanan sa pagitan ng mga kliyente at empleyado.sa loob ng kumpanya.Sa isang napakaliit na samahan, o isa na may isang napaka -matipid na badyet, ang receptionist ay maaari ring magsilbing isang tagapamahala ng opisina.Maaaring siya ang may pananagutan sa pagtiyak na ang opisina ay gumana nang maayos sa pamamagitan ng pag -restock ng mga supply at pagsubaybay sa pagganap ng mga makina ng opisina, tulad ng mga copier, fax machine at kahit na mga computer.Ang katulong sa tanggapan/receptionist na may mga responsibilidad na ito ay karaniwang makikipag -ugnay at makikipagtulungan sa mga propesyonal sa pag -aayos pati na rin ang iba pang mga kontratista na maaaring magsagawa ng trabaho sa puwang ng opisina o gusali.Ang iba pang mga karaniwang responsibilidad ay kinabibilangan ng pagpaplano ng kaganapan, pag -iskedyul ng paglalakbay at, sa ilang mga kaso, pamamahala ng mga pangkalahatang komunikasyon sa tanggapan, tulad ng mga abiso tungkol sa mga pista opisyal, mga espesyal na kaganapan at pagsasaalang -alang sa kaligtasan.posisyon sa loob ng isang partikular na kumpanya.Sa maraming mga kaso, ang mga manggagawa sa opisina ay maaaring makakuha ng kanilang mga kasanayan sa trabaho o kumpletuhin ang isang programa sa pagsasanay sa bokasyonal na nagbibigay sa kanila ng isang pangunahing pag -unawa sa mga pamamaraan ng pangangasiwa ng opisina.Ang iba pang mga pagpipilian ay kinabibilangan ng pagkuha ng patuloy at pang -adulto na mga klase sa edukasyon sa iba't ibang mga pakete ng software, pagsulat ng negosyo at komunikasyon at protocol.