Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για τη διατήρηση ενός βιβλίου;

Η διατήρηση ενός βιβλίου είναι απαραίτητη για τη σωστή συντήρηση οποιουδήποτε τύπου λογιστικού συστήματος.Προκειμένου να αξιοποιηθεί στο έπακρο αυτό το είδος πόρου, η ρύθμιση του βιβλίου είναι η σωστή δημιουργία του βιβλίου είναι σημαντική.Πολλοί εμπειρογνώμονες λογιστικής συνιστούν επίσης τη χρήση ενός περιοδικού σε συνδυασμό με το βιβλίο, καθιστώντας δυνατή την εύκολη αξιοπιστία σε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με όλες τις χρεώσεις και τις πιστώσεις που καταγράφηκαν στα οικονομικά αρχεία και παρέχοντας υποστήριξη για όλες τις καταχωρήσεις βιβλίων.

Μία από τις βασικές συμβουλές για τη διατήρηση ενός βιβλίου είναι να εγκατασταθεί ο αριθμός των στηλών που θα εμφανιστούν στο βιβλίο και θα χρησιμοποιήσουν σταθερά αυτές τις στήλες.Μια απλή προσέγγιση είναι να προχωρήσουμε με μια μορφή που επιτρέπει χώρο για την ημερομηνία της συναλλαγής, μια σύντομη περιγραφή που μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα ενός πωλητή και έναν αριθμό τιμολογίου, μια στήλη χρέωσης και μια πιστωτική στήλη.Η συμπερίληψη μιας πρόσθετης στήλης για να δείξει το συνεχιζόμενο υπόλοιπο μετά την απόσπαση της νέας συναλλαγής θεωρείται συνήθως προαιρετική, αλλά μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμη σε διάφορες περιπτώσεις.μπορεί να χρησιμεύσει ως βάση για την απόσπαση συναλλαγών με κάποιο είδος οργανωμένου τρόπου.Σε αντίθεση με ένα περιοδικό, στο οποίο οι συναλλαγές δημοσιεύονται με βάση μια χρονολογική βάση χωρίς καμία πραγματική σχέση με τη φύση αυτών των συναλλαγών, το βιβλίο προορίζεται να ομαδοποιήσει τις συναλλαγές μαζί.Αυτό καθιστά πολύ πιο εύκολο την ανάλυση της οικονομικής δραστηριότητας που συνδέεται με ορισμένους τύπους εισοδήματος και δαπανών, καθώς οι λεπτομέρειες για κάθε λογαριασμό διατηρούνται σε ένα μέρος εντός του βιβλίου.Τα περισσότερα λογιστικά πακέτα λογισμικού σήμερα έρχονται με εργαλεία που κάνουν τη δημιουργία λογαριασμών μέσα σε ένα βιβλίο πολύ εύκολο και παρέχει το πλεονέκτημα ότι βεβαιώνουμε ότι αυτοί οι λογαριασμοί είναι δομημένοι ώστε να ακολουθούν γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές.

Χρησιμοποιώντας ένα περιοδικό ως συνοδευτικό λογιστικό βιβλίο είναι επίσης χρήσιμη για τη διατήρηση ενός βιβλίου.Η βασική πρακτική είναι να χρησιμοποιήσετε το περιοδικό για να καταγράψετε λεπτομέρειες σχετικά με τις συναλλαγές, όπως ή λίγο μετά την εμφάνισή τους, στη συνέχεια, δημοσιεύστε αυτές τις συναλλαγές στον κατάλληλο λογαριασμό εντός του βιβλίου.Με αυτόν τον τρόπο συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση των πιθανών παραλείποντας τυχαία μια σημαντική είσοδο στο βιβλίο και παρέχει επίσης εφεδρική τεκμηρίωση που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε περίπτωση που οι λογαριασμοί στο βιβλίο δεν ισορροπούν.

Μια κρίσιμη συμβουλή για τη διατήρηση ενός βιβλίου είναι να μην γίνει η διαδικασία πιο περίπλοκη από ό, τι είναι απαραίτητο.Ενώ υπάρχει συχνά η επιθυμία να ληφθεί λεπτομερής, να έχετε κατά νου ότι ο σκοπός του βιβλίου δεν είναι να δημιουργηθεί ένα εξαντλητικό ιστορικό κάθε συναλλαγής, αλλά να συλλάβει βασικά δεδομένα που μπορούν εύκολα να αναφερθούν σε διασταυρωμένη τεκμηρίωση χωρίς πολλά προβλήματα.Χρησιμοποιώντας με συνέπεια την ίδια μορφή για όλους τους λογαριασμούς που διατηρούνται στο βιβλίο του βιβλίου, αφαίρεση χρόνου για τη δημοσίευση συναλλαγών που τεκμηριώνονται στο περιοδικό και διασφαλίζοντας ότι οι λογαριασμοί δημιουργούνται σύμφωνα με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές, το καθήκον της διατήρησης ενός βιβλίου πουείναι ακριβές και ενημερωμένο θα είναι πολύ πιο εύκολο.