Những lời khuyên tốt nhất để giữ sổ cái là gì?

Giữ một sổ cái là điều cần thiết để duy trì đúng của bất kỳ loại hệ thống kế toán nào.Để tận dụng tối đa loại tài nguyên này, việc thiết lập sổ cái được thiết lập đúng là rất quan trọng.Nhiều chuyên gia kế toán cũng đề nghị sử dụng tạp chí kết hợp với sổ cái, giúp dễ dàng khai thác chi tiết hơn về tất cả các khoản nợ và tín dụng được ghi trong hồ sơ tài chính và cung cấp hỗ trợ cho tất cả các mục sổ cái.Một trong những mẹo cơ bản để giữ sổ cái là giải quyết số lượng cột sẽ xuất hiện trong cuốn sách và liên tục sử dụng các cột đó.Một cách tiếp cận đơn giản là đi với một định dạng cho phép có chỗ cho ngày giao dịch, một mô tả ngắn gọn có thể bao gồm tên của nhà cung cấp và số hóa đơn, cột ghi nợ và cột tín dụng.Việc bao gồm một cột bổ sung để hiển thị số dư liên tục sau khi đăng giao dịch mới thường được coi là tùy chọn, nhưng có thể chứng minh hữu ích trong một số trường hợp.

Một mẹo khác để giữ sổ cái là dành thời gian để tạo tài khoản màcó thể phục vụ làm cơ sở để đăng các giao dịch trong một số loại thời trang có tổ chức.Không giống như một tạp chí, trong đó các giao dịch được đăng dựa trên cơ sở theo thời gian mà không có bất kỳ sự thật nào đối với bản chất của các giao dịch đó, sổ cái được dự định để nhóm như các giao dịch cùng nhau.Điều này giúp phân tích hoạt động tài chính được kết nối với một số loại thu nhập và chi tiêu hơn nhiều, vì chi tiết cho mỗi tài khoản đều được giữ ở một nơi trong sổ cái.Hầu hết các gói phần mềm kế toán ngày nay đều đi kèm với các công cụ làm cho việc tạo tài khoản trong sổ cái rất dễ dàng và cung cấp lợi ích của việc đảm bảo các tài khoản đó được cấu trúc để tuân theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung.Sử dụng một tạp chí như một cuốn sách kế toán đồng hành cũng hữu ích trong việc giữ một sổ cái.Thực tiễn cơ bản là sử dụng tạp chí để nắm bắt chi tiết về các giao dịch khi hoặc ngay sau khi chúng xảy ra, sau đó đăng các giao dịch đó vào tài khoản thích hợp trong sổ cái.Làm như vậy giúp giảm thiểu cơ hội vô tình bỏ qua một mục nhập quan trọng vào sổ cái và cũng cung cấp tài liệu sao lưu có thể được sử dụng trong trường hợp các tài khoản trong sổ cái không cân bằng.Một mẹo quan trọng để giữ sổ cái là không làm cho quá trình này phức tạp hơn mức cần thiết.Mặc dù thường có mong muốn được chi tiết, nhưng hãy nhớ rằng mục đích của sổ cái không phải là tạo ra một lịch sử đầy đủ của mỗi giao dịch mà là để nắm bắt dữ liệu cần thiết có thể dễ dàng được tham chiếu chéo với tài liệu hỗ trợ mà không gặp nhiều rắc rối.Bằng cách sử dụng một cách nhất quán cùng một định dạng cho tất cả các tài khoản được duy trì trong sổ sổ cái, dành thời gian để đăng các giao dịch được ghi lại trong tạp chí và đảm bảo rằng các tài khoản được thiết lập tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, nhiệm vụ giữ một sổ cái màlà chính xác và cập nhật sẽ dễ dàng hơn nhiều.