Ano ang pinakamahusay na mga tip para sa pagpapanatili ng isang ledger?

Ang pagpapanatili ng isang ledger ay mahalaga sa wastong pagpapanatili ng anumang uri ng sistema ng accounting.Upang masulit ang ganitong uri ng mapagkukunan, ang pag -set up ng ledger ay naka -set up nang maayos ay mahalaga.Maraming mga eksperto sa pag -bookke ang inirerekumenda din ang paggamit ng isang journal kasabay ng ledger, na ginagawang posible na madaling mag -tap sa mas detalyadong detalye tungkol sa lahat ng mga debit at kredito na naitala sa loob ng mga talaan sa pananalapi at pagbibigay ng suporta para sa lahat ng mga entry sa ledger.

Ang isa sa mga pangunahing tip para sa pagpapanatili ng isang ledger ay upang manirahan sa bilang ng mga haligi na lilitaw sa libro at patuloy na gumagamit ng mga haligi.Ang isang simpleng diskarte ay upang sumama sa isang format na nagbibigay -daan sa silid para sa petsa ng transaksyon, isang maikling paglalarawan na maaaring isama ang pangalan ng isang vendor at isang numero ng invoice, isang haligi ng debit, at isang haligi ng kredito.Ang pagsasama ng isang karagdagang haligi upang ipakita ang patuloy na balanse pagkatapos ng pag -post ng bagong transaksyon ay karaniwang itinuturing na opsyonal, ngunit maaaring patunayan na kapaki -pakinabang sa isang bilang ng mga pagkakataon.maaaring magsilbing batayan para sa pag -post ng mga transaksyon sa ilang uri ng organisadong fashion.Hindi tulad ng isang journal, kung saan ang mga transaksyon ay nai -post batay sa isang sunud -sunod na batayan nang walang tunay na pagsasaalang -alang sa likas na katangian ng mga transaksyon na iyon, ang ledger ay inilaan sa pangkat tulad ng mga transaksyon nang magkasama.Ginagawa nitong mas madali upang pag -aralan ang aktibidad sa pananalapi na konektado sa ilang mga uri ng kita at paggasta, dahil ang detalye para sa bawat account ay pinananatili sa isang lugar sa loob ng ledger.Karamihan sa mga pakete ng software ng accounting ngayon ay may mga tool na gumagawa ng paglikha ng mga account sa loob ng isang ledger na napakadali at nagbibigay ng pakinabang ng pagtiyak na ang mga account ay nakabalangkas upang sundin ang pangkalahatang tinatanggap na mga prinsipyo ng accounting.

Ang paggamit ng isang journal bilang isang kasamang accounting accounting ay kapaki -pakinabang din sa pagpapanatili ng isang ledger.Ang pangunahing kasanayan ay ang paggamit ng journal upang makuha ang detalye tungkol sa mga transaksyon bilang o ilang sandali matapos itong mangyari, pagkatapos ay i -post ang mga transaksyon sa naaangkop na account sa loob ng ledger.Ang paggawa nito ay nakakatulong upang mabawasan ang mga pagkakataon na hindi sinasadyang pagtanggal ng isang mahalagang pagpasok sa ledger, at nagbibigay din ng backup na dokumentasyon na maaaring magamit kung ang mga account sa ledger ay hindi balansehin.

Ang isang mahalagang tip para sa pagpapanatili ng isang ledger ay hindi gawin ang proseso ng mas kumplikado kaysa sa kinakailangan.Habang madalas na isang pagnanais na maging detalyado, tandaan na ang layunin ng ledger ay hindi lumikha ng isang kumpletong kasaysayan ng bawat transaksyon ngunit upang makuha ang mahahalagang data na madaling ma-cross-refer sa pagsuporta sa dokumentasyon nang walang maraming problema.Sa pamamagitan ng patuloy na paggamit ng parehong format para sa lahat ng mga account na pinananatili sa libro ng ledger, itabi ang oras upang mag -post ng mga transaksyon na na -dokumentado sa journal, at tinitiyak na ang mga account ay naka -set up bilang pagsunod sa pangkalahatang tinatanggap na mga prinsipyo ng accounting, ang gawain ng pagpapanatili ng isang ledger naay tumpak at napapanahon ay magiging mas madali.