Τι είναι η γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών;

Ένα από τα βασικά στοιχεία σε οποιοδήποτε πρόγραμμα διαχείρισης εισπρακτέων λογαριασμών είναι η παροχή περιοδικών εκθέσεων που δείχνουν τη διαδικασία γήρανσης για εξαιρετικά τιμολόγια που εκδίδονται στους πελάτες για αγαθά και υπηρεσίες που παρέχονται.Η διαδικασία της γήρανσης των εισπρακτέων λογαριασμών είναι τα μέσα με τα οποία οι εκθέσεις αυτές καταρτίζονται και παρέχονται στους κατάλληλους αξιωματικούς του οργανισμού.Ακολουθούν ορισμένοι λόγοι για τους οποίους η γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών είναι τόσο σημαντική και γιατί η επίγνωση του εξαιρετικού ισοζυγίου εισπρακτέων ανά πάσα στιγμή είναι τόσο κρίσιμη για την οικονομική υγεία οποιασδήποτε εταιρείας.Λειτουργικός προϋπολογισμός για την εταιρεία.Η κατανόηση των υφιστάμενων συνηθειών πληρωμών των πελατών και η αντιστοίχιση με την ανάγκη για σταθερά έσοδα στην εταιρεία, ώστε να μπορεί να εκπληρώσει τις εξαιρετικές υποχρεώσεις της, βοηθά να διασφαλιστεί ότι ο οργανισμός θα έχει κεφάλαια στο χέρι μέχρι μια δεδομένη ημερομηνία για να φροντίσει τα λειτουργικά έξοδα.Χωρίς τη διατήρηση μιας συνεχούς επαγρύπνησης στη ροή των εσόδων στην εταιρεία, είναι αδύνατο να κατασκευαστεί και να εργαστεί μέσα σε έναν σταθερό προϋπολογισμό.

Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας χρεώνει πελάτες με όρους τριάντα ημερών, αλλά οι μεγαλύτεροι πελάτες πληρώνουν σταθερά πιο κοντά σε σαράντα πέντε ημέρες, είναι μια έξυπνη κίνηση για να εξασφαλίσει τους όρους πληρωμής στους πωλητές σας που αντικατοπτρίζουν αυτήν την επιχειρηματική πραγματικότητα.Η αποτυχία να γνωρίζετε τη διαφορά μεταξύ του επιθυμητού όρου πληρωμής και του μέσου εύρους πληρωμών που χρησιμοποιούνται από τους περισσότερους πελάτες σας, θα οδηγήσει σε μια εταιρεία που να έχει προσβληθεί για το λειτουργικό κεφάλαιο, διότι έκανε υποχρεώσεις ότι δεν μπορεί να ανταποκριθεί σε αποδεκτό χρονικό διάστημα.Αυτό θα επηρεάσει αρνητικά τη σχέση σας με τους προμηθευτές σας, οι οποίοι με τη σειρά τους θα μπορούσαν να επηρεάσουν την ικανότητά σας να λειτουργούν και να εξυπηρετούν την πελατειακή σας βάση.

Δεύτερον, οι λογαριασμοί εισπρακτέων γήρανσης είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο όταν πρόκειται για την ενίσχυση των δεσμών με τους πελάτες.Εάν μια περιοδική αναφορά δείχνει ότι ένας τακτικός πελάτης έχει ένα εξαιρετικό τιμολόγιο κατά τη διάρκεια ενενήντα ημερών, αλλά έχει πληρώσει ακόμη και τα τιμολόγια που αποστέλλονται πριν από τριάντα ημέρες, αυτή είναι μια ευκαιρία να επικοινωνήσετε με τον πελάτη και να ρωτήσετε για την κατάσταση του τιμολογίου.Πολύ συχνά, το τιμολόγιο μπορεί απλώς να έχει λανθαστεί και η πληρωμή μπορεί να κοπεί αμέσως μόλις γίνει γνωστό το ζήτημα.Οι ευγενικές έρευνες αυτού του είδους δεν θα ήταν δυνατές εάν δεν διατηρηθεί ακριβής γήρανση εισπρακτέων λογαριασμών.Εάν η περιοδική έκθεση γήρανσης δείχνει σταθερά ότι ο πελάτης δυσκολεύεται να πληρώσει τα τιμολόγια εγκαίρως, ίσως είναι καιρός να εξετάσουμε την οικονομική υγεία αυτής της εταιρείας.Πολλές εταιρείες θα χρησιμοποιήσουν τη γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών για να διαπιστώσουν εάν είναι απαραίτητο κάποια έρευνα.Για παράδειγμα, ένας πελάτης που έχει σταθερά τιμολόγια που πέφτουν σε ενενήντα έως εκατόν είκοσι ημέρας πριν από την πραγματοποίηση των πληρωμών θα μπορούσαν πολύ καλά να διπλώσουν.

Αντί να συνεχίσετε να προσφέρετε υπηρεσίες που τελικά θα πρέπει να διαγραφούν ως κακά χρέη, να χρησιμοποιήσετε τη γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών για να αποφύγετε αυτό το είδος προβλήματος.Ειδοποιήστε τον πελάτη ότι η εταιρεία σας δεν θα είναι σε θέση να παρέχει περαιτέρω υπηρεσίες, εκτός εάν αναβαθμιστούν τα ισορροπικά ισορροπία που εκκρεμούν εκκρεμές εισπρακτέων και θα πραγματοποιηθούν κάποιες συμφωνίες προκαταβολής για μελλοντική χρήση.