Πώς μπορώ να επιλέξω το καλύτερο σύστημα διαχείρισης εκτύπωσης;

Για μια επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους, η επιλογή ενός συστήματος διαχείρισης εκτύπωσης είναι συχνά θέμα αποφασιστικότητας του πεδίου εφαρμογής και της συχνότητας των αναγκών εκτύπωσης.Ακριβώς όπως μια επιχείρηση μπορεί να χρειαστεί διαφορετικούς προμηθευτές που βασίζονται στον τύπο προϊόντων ή υπηρεσιών που προσφέρονται, ένα σύστημα διαχείρισης εκτύπωσης μπορεί να ποικίλει σε μεγάλο βαθμό.Συνήθως, μια επιχείρηση θα πρέπει να κάνει κάποια εκτύπωση στο σπίτι ή να αναθέσει σε μια μεγαλύτερη υπηρεσία εκτύπωσης που βασίζεται σε ανάγκη ή έργα που πρέπει να ολοκληρωθούν, οπότε είναι κάτι που μπορεί να καθοριστεί σε συνεχή βάση.

Επιλέγοντας τη σωστή λύση για εσάςΟι ανάγκες διαχείρισης εκτύπωσης μπορούν να εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την ποσότητα εκτύπωσης που πρέπει να γίνει στην εταιρεία σας σε τακτική βάση.Εάν διαπιστώσετε ότι ξοδεύετε ένα καλό χρονικό διάστημα και χρήμα σε προμήθειες εκτύπωσης ή κάνετε συχνές εκδρομές στο κατάστημα εφοδιασμού γραφείου και θέλετε να μειώσετε, τότε ίσως θελήσετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο εφαρμογής ενός συστήματος διαχείρισης χαμηλότερου κόστους.Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την έρευνα των διαφόρων τύπων συστημάτων εκτυπωτή και υπηρεσιών που διατίθενται για μια επιχείρηση του τύπου σας.

Οι μικρές εταιρείες μπορούν να επιλέξουν την εξωτερική ανάθεση ως μέσο για τη διαχείριση των μεγαλύτερων έργων εκτύπωσης.Ενώ ένα δίκτυο εκτύπωσης στο σπίτι λειτουργεί καλά για τις καθημερινές ανάγκες εκτύπωσης του προσωπικού, όταν διαχειρίζεται μια μεγαλύτερη δουλειά, είναι συχνά πιο οικονομικά ρεαλιστικό να αφήσουμε ένα κατάστημα εκτύπωσης να χειριστεί το έργο.Το πλεονέκτημα μιας σχέσης εξωτερικών αναθέσεων για τη διαχείριση της εκτύπωσης είναι ότι εξοικονομεί επίσης χρόνο και βοηθά την επιχείρησή σας να προβεί σε σημαντικές προθεσμίες.

Οι μεγάλες εταιρείες με μεγαλύτερους προϋπολογισμούς μπορούν να δημιουργήσουν εσωτερικά συστήματα διαχείρισης εκτύπωσης τα οποία μπορούν να διαχειριστούν σε μια κεντρική περιοχή σε ένα εταιρικό κτίριο γραφείων.Όταν απαιτείται μεγάλη εργασία εκτύπωσης, αυτή η εργασία μπορεί να αντιμετωπιστεί από έναν εσωτερικό διαχειριστή εκτύπωσης που θα επιβλέπει το έργο και θα βεβαιωθεί ότι είναι ανώτερων προτύπων.Η διαχείριση των εργασιών εκτύπωσης με αυτόν τον τρόπο μειώνει την δαπανηρή σπατάλη χαρτιού, μελάνης και χρόνου.

Ένας άλλος τρόπος που μπορείτε να επιλέξετε το καλύτερο σύστημα διαχείρισης εκτύπωσης για την εταιρεία σας είναι να εξετάσετε τα οφέλη της χρήσης μιας ηλεκτρονικής υπηρεσίας εκτύπωσης και μάρκετινγκ.Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε συνδυασμό με ένα εσωτερικό σύστημα, με το οποίο μπορεί να ανατεθεί σε μια εταιρία εκτύπωσης και στη συνέχεια να αποσταλεί σε άλλες τοποθεσίες ανάλογα με τις ανάγκες.Για παράδειγμα, πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν μια ειδική υπηρεσία εκτύπωσης για τη δημιουργία υλικών μάρκετινγκ, τα οποία μπορούν να σταλούν απευθείας σε συνέδρια εκτός του χώρου ή σε πελάτες κατόπιν αιτήματος.