Τι είναι ένα αρχείο υπογραφής;

Ένα αρχείο υπογραφής είναι ένα μικρό αρχείο κειμένου που συνδέεται με το τέλος ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Περιέχει μια υπογραφή και άλλες πληροφορίες, όπως αριθμός τηλεφώνου ή διεύθυνση ιστοσελίδας.Χρησιμοποιώντας ένα εξοικονομεί χρόνο και ενέργεια, αφού μπορείτε να το ρυθμίσετε κάθε φορά που στέλνετε ένα e-mail και δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε επανειλημμένα στις ίδιες πληροφορίες. Τα περισσότερα προγράμματα και υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιτρέπουν τη δημιουργία τηςένα αρχείο υπογραφής ως μέρος του προγράμματος ή της εφαρμογής.Πολλοί σας επιτρέπουν επίσης να προσθέσετε ένα αρχείο που δημιουργήθηκε χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.Συνήθως, το αρχείο μπορεί να προστεθεί με τη μετάβαση στην ενότητα "Επιλογές" του προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τα περιεχόμενα ενός αρχείου υπογραφής είναι απεριόριστα.Μπορεί να περιέχει κείμενο, συνδέσμους ιστού και ακόμη και φωτογραφίες ή έργα τέχνης.Συνήθως, θα περιέχει μια υπογραφή εκτός από τα στοιχεία επικοινωνίας, όπως ένα τηλέφωνο ή αριθμό φαξ ή τον σύνδεσμο σε έναν ιστότοπο.Πολλοί επιχειρηματικοί χρήστες προσθέτουν επίσης το λογότυπο της εταιρείας τους.Συχνά, οι άνθρωποι που χρησιμοποιούν ένα αρχείο υπογραφής στο προσωπικό τους ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιλέγουν επίσης να συμπεριλάβουν ένα αγαπημένο απόσπασμα ή λέγοντας ότι είτε ορίζει τις πεποιθήσεις τους είτε τους εμπνέει.Ακολουθήστε ορισμένα πρωτόκολλα όταν δημιουργούνται για επιχειρηματική χρήση.Η διατήρηση του επαγγελματικού χωρίς να είναι υπερβολικά άτυπη είναι συνήθως το βασικό σημείο που πρέπει να θυμόμαστε.Για παράδειγμα, όταν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο υπογραφής σε ένα επιχειρηματικό e-mail, είναι καλύτερο να αφήσετε ένα προσωπικό απόσπασμα.Επίσης, συνιστάται να αφήσετε χώρο μεταξύ της τελευταίας πρότασης του μηνύματός σας και του τμήματος υπογραφής του αρχείου.Αυτό το διατηρεί καθαρό και τακτοποιημένο και επισημαίνει εύκολα τα στοιχεία επικοινωνίας.

Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα στην ύπαρξη ενός αρχείου υπογραφής είναι ότι οι περισσότερες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιτρέπουν τη χρήση περισσότερων από ένα αρχείων.Αυτό έρχεται σε πρακτικό, ειδικά για επιχειρηματική χρήση, καθώς μπορείτε να καλύψετε το αρχείο για διαφορετικούς πελάτες ή σε διαφορετικά στάδια της επιχείρησης.Μόλις υπάρχει μια καθιερωμένη σχέση με έναν πελάτη, μια υπογραφή που είναι ελαφρώς λιγότερο επίσημη μπορεί να φαίνεται καλύτερα.Για τους ανθρώπους που στέλνουν e-mail από έναν ιδιωτικό λογαριασμό, η αλλαγή του αρχείου μπορεί να είναι χρήσιμη για να διαφοροποιηθεί μεταξύ φίλων, οικογένειας και λιγότερο προσωπικών επαφών.χρησιμοποιείται με άλλες εφαρμογές.Ορισμένες υπηρεσίες άμεσης ανταλλαγής μηνυμάτων (IM) επιτρέπουν να προστεθεί κάποιος, καθώς και ορισμένες ομάδες USENET.Εμφανίζεται επίσης συνήθως και στα φόρουμ συνομιλίας.