Tệp chữ ký là gì?

Tệp chữ ký là một tệp văn bản nhỏ được gắn vào cuối e-mail.Nó chứa một chữ ký và thông tin khác, chẳng hạn như số điện thoại hoặc địa chỉ trang web.Sử dụng một lần lưu thời gian và năng lượng vì bạn có thể đặt nó để được đính kèm mỗi khi bạn gửi e-mail và bạn không phải gõ liên tục vào cùng một thông tin. Hầu hết các chương trình và dịch vụ e-mail cho phép tạo ramột tệp chữ ký như là một phần của chương trình hoặc ứng dụng.Nhiều người cũng cho phép bạn thêm một tệp được tạo bằng chương trình xử lý văn bản.Thông thường, tệp có thể được thêm vào bằng cách truy cập phần Tùy chọn trên mạng của chương trình e-mail. Nội dung của tệp chữ ký là vô hạn.Nó có thể chứa văn bản, liên kết web và thậm chí cả hình ảnh hoặc tác phẩm nghệ thuật.Thông thường, nó sẽ chứa một chữ ký ngoài thông tin liên hệ, chẳng hạn như điện thoại hoặc số fax hoặc liên kết đến một trang web.Nhiều người dùng doanh nghiệp cũng thêm logo công ty của họ.Thông thường, những người sử dụng tệp chữ ký trong e-mail cá nhân của họ cũng chọn bao gồm một trích dẫn yêu thích hoặc nói rằng xác định niềm tin của họ hoặc truyền cảm hứng cho họ. Mặc dù có nhiều tùy chọn khi sử dụng một tệp chữ ký, thường được khuyến nghịThực hiện theo các giao thức nhất định khi được tạo để sử dụng kinh doanh.Giữ cho nó chuyên nghiệp mà không quá chính thức thường là điểm quan trọng cần nhớ.Chẳng hạn, khi sử dụng một tệp chữ ký trong e-mail kinh doanh, tốt nhất là nếu bạn bỏ qua báo giá cá nhân.Ngoài ra, nên để lại khoảng trống giữa câu cuối cùng của tin nhắn của bạn và phần chữ ký của tệp.Điều này giữ cho nó sạch sẽ và gọn gàng và dễ dàng làm nổi bật thông tin liên hệ. Một trong những lợi thế chính trong việc có tệp chữ ký là hầu hết các ứng dụng e-mail cho phép sử dụng nhiều hơn một tệp.Điều này có ích, đặc biệt là sử dụng kinh doanh, vì bạn có thể phục vụ tệp cho các khách hàng khác nhau hoặc ở các giai đoạn khác nhau của doanh nghiệp.Một khi có một mối quan hệ đã được thiết lập với một khách hàng, một chữ ký ít chính thức hơn có thể trông tốt hơn.Đối với những người gửi e-mail từ tài khoản riêng, việc thay đổi tệp có thể tiện dụng để phân biệt giữa bạn bè, gia đình và ít liên hệ cá nhân hơn. Mặc dù sử dụng phổ biến nhất cho một tệp chữ ký là cho e-mail, nó cũng có thể làđược sử dụng với các ứng dụng khác.Một số dịch vụ nhắn tin tức thời (IM) cho phép người ta được thêm vào, cũng như một số nhóm USENET.Nó cũng thường thấy trong các diễn đàn trò chuyện.