Τι είναι το φωνητικό ταχυδρομείο;

Το φωνητικό ταχυδρομείο είναι ένας τύπος υπηρεσίας μηνυμάτων που επιτρέπει την καταγραφή, τη μεταφορά και την αποθήκευση εγγεγραμμένων μηνυμάτων.Μόλις κυρίως ένα εργαλείο για τις εταιρείες και τις επιχειρήσεις, το φωνητικό ταχυδρομείο είναι πλέον ένα τυπικό χαρακτηριστικό με τα κινητά δίκτυα.Παρόλο που το φωνητικό ταχυδρομείο αρχικά χρησίμευσε ως βασικός μηχανισμός απαντήσεων που θα μπορούσε να εξυπηρετήσει ένα δίκτυο τηλεφώνων, σήμερα μπορεί να ενσωματωθεί με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και άλλα ηλεκτρονικά δίκτυα για τη δημιουργία ολοκληρωμένων συστημάτων ανταλλαγής μηνυμάτων.

Η προέλευση του φωνητικού ταχυδρομείου είναι ένα αμφισβητούμενο θέμα.Αρκετές εταιρείες και άτομα διεκδικούν την εφεύρεση για τον εαυτό τους.Τα πρώτα διπλώματα ευρεσιτεχνίας για συσκευές εγγραφής τηλεφώνου δικτύου εκδόθηκαν στα τέλη της δεκαετίας του 1970 και στις αρχές της δεκαετίας του 1980.Η ανάπτυξη αυτών των καινοτόμων προϊόντων αντιδράθηκε σε μεγάλο βαθμό στην αυξανόμενη ανησυχία για την αποτελεσματικότητα των επιχειρήσεων.Οι εταιρείες που έθεσαν και έλαβαν εκατοντάδες ή ακόμα και χιλιάδες κλήσεις την ημέρα θα μπορούσαν να έχουν τεράστια δυσκολία να εξασφαλίσουν ότι τα μηνύματα ήταν σωστά ληφθέντα και πήγαν στο σωστό άτομο.Το φωνητικό ταχυδρομείο επέτρεψε στον καλούντα να αφήσει ένα λεπτομερές και σαφές μήνυμα που θα μπορούσε να ακουστεί από τον προβλεπόμενο παραλήπτη κατά τον ελεύθερο χρόνο.Χρησιμοποιώντας ένα δίκτυο επεκτάσεων τηλεφώνου αφιερωμένο σε συγκεκριμένα άτομα μέσα στην επιχείρηση, οι γραμματείς θα μπορούσαν να εξασφαλίσουν ότι τα μηνύματα πήγαν στο σωστό άτομο.

Τα συστήματα φωνητικής ανταλλαγής μηνυμάτων λειτουργούν συνήθως χρησιμοποιώντας έναν κύριο υπολογιστή επί τόπου ή έναν χειριστή εκτός του χώρου που παρέχεται από μια εξωτερική εταιρεία.Ενώ τα εσωτερικά συστήματα λειτουργίας είναι συνήθως πιο προσαρμόσιμα, τα εξωτερικά δίκτυα απομακρύνουν την ανάγκη για εργαζόμενους ή συμμετέχοντες να κατανοήσουν πώς να εκτελέσουν το σύστημα.Για να χρησιμοποιήσετε ένα δίκτυο επιτόπου, συνήθως τουλάχιστον ένα άτομο πρέπει να εκπαιδεύεται στη λειτουργία και τη διαχείριση του συστήματος, ενώ η διαχείριση και η συντήρηση των εξωτερικών δικτύων διευθύνεται από το προσωπικό του δικτύου.

Αν και υπάρχει κάποια διακύμανση μεταξύ των παρόχων δικτύου, πολλά συστήματα φωνητικών μηνυμάτων είναι αρκετά απλά για τη δημιουργία και τη χρήση.Ο χρήστης καταγράφει ένα εξερχόμενο μήνυμα με βασικές πληροφορίες, όπως το όνομα και τις πρόσθετες μεθόδους για την επίτευξη του.Όταν αποστέλλεται μια κλήση στο φωνητικό ταχυδρομείο, ο καλών ακούει αυτές τις πληροφορίες πριν έχει την ευκαιρία να καταγράψει ένα μήνυμα για τον χρήστη.Για να ακούσετε νέα μηνύματα, ο χρήστης πρέπει να έχει πρόσβαση στο σύστημα και να εισάγει συχνά έναν κωδικό πρόσβασης χρήστη.Αφού παίξει το νέο μήνυμα, ο χρήστης μπορεί να αποθηκεύσει ή να διαγράψει το μήνυμα ή να το επαναλάβει πριν προχωρήσει στην επόμενη αποθηκευμένη φωνητική εγγραφή.

Ορισμένα συστήματα περιλαμβάνουν επίσης πρόσθετα χαρακτηριστικά, όπως η αποστολή ειδοποιήσεων μιας κλήσης σε άλλα δίκτυα.Για παράδειγμα, όταν αφήνετε ένα μήνυμα, ο καλών μπορεί να έχει τη δυνατότητα να είναι η επιλογή του χρήστη.Άλλα ολοκληρωμένα δίκτυα μπορούν να επιτρέψουν στον καλούντα να στείλει μια ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή φαξ στο χρήστη επίσης.Με την ενσωμάτωση πολλαπλών συστημάτων μηνυμάτων, ο καλούντος έχει βελτιωμένη πιθανότητα να φτάσει γρήγορα στην επαφή τους με πληροφορίες.

Ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό πολλών συστημάτων φωνητικού ταχυδρομείου είναι η επιλογή πρόσβασης σε μηνύματα από ένα εξωτερικό τηλέφωνο ή συσκευή.Για να γίνει αυτό, το άτομο συνήθως πρέπει να καλέσει τον αριθμό που συνδέεται με το σύστημα φωνητικών αγγελιοφόρων και να περιμένει το καταγεγραμμένο εξερχόμενο μήνυμα να παίξει.Στη συνέχεια, με τη διάτρηση σε έναν κωδικό πρόσβασης που επιλέγονται από το χρήστη ή το δίκτυο, μπορείτε να προσεγγίσετε μηνύματα.Η ευελιξία του συστήματος θεωρείται μεγάλη δύναμη από πολλούς, καθώς οι άνθρωποι μπορούν να προσεγγίσουν μηνύματα σε ένα δίκτυο από οποιοδήποτε τηλέφωνο ή κινητή συσκευή.