Thư thoại là gì?

Thư thoại là một loại dịch vụ nhắn tin cho phép ghi, chuyển và lưu trữ các tin nhắn được ghi.Từng là chủ yếu là một công cụ cho các tập đoàn và doanh nghiệp, thư thoại hiện là một tính năng tiêu chuẩn với các mạng di động.Mặc dù thư thoại ban đầu được dùng làm máy trả lời cơ bản có thể phục vụ mạng điện thoại, nhưng ngày nay nó có thể được tích hợp với email và các mạng điện tử khác để tạo ra các hệ thống nhắn tin toàn diện. Nguồn gốc của thư thoại là một chủ đề tranh chấp;Một số công ty và cá nhân tuyên bố phát minh cho chính họ.Các bằng sáng chế đầu tiên cho các thiết bị ghi điện thoại mạng đã được cấp vào cuối những năm 1970 và đầu những năm 1980.Sự phát triển của các sản phẩm sáng tạo này phần lớn là phản ứng với mối quan tâm ngày càng tăng đối với hiệu quả kinh doanh;Các công ty đã đặt và nhận hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn cuộc gọi mỗi ngày có thể gặp khó khăn rất lớn để đảm bảo tin nhắn được nhận chính xác và đi đến đúng người.Thư thoại cho phép người gọi để lại một thông điệp chi tiết và rõ ràng có thể được nghe bởi người nhận dự định lúc rảnh rỗi.Sử dụng một mạng lưới các phần mở rộng điện thoại dành riêng cho các cá nhân cụ thể trong doanh nghiệp, các thư ký có thể đảm bảo rằng các tin nhắn được gửi đến đúng người.Các hệ thống nhắn tin bằng giọng nói thường được vận hành bằng máy tính chính tại chỗ hoặc toán tử ngoài trang web được cung cấp bởi một công ty bên ngoài.Mặc dù các hệ thống chạy trong nhà thường có thể tùy chỉnh hơn, các mạng bên ngoài sẽ loại bỏ sự cần thiết của người lao động hoặc người tham gia để hiểu cách chạy hệ thống.Để sử dụng mạng tại chỗ, thường thì ít nhất một người phải được đào tạo về hoạt động và quản lý hệ thống, trong khi việc quản lý và bảo trì các mạng bên ngoài được điều hành bởi nhân viên mạng.

Mặc dù có một số biến thể giữa các nhà cung cấp mạng, nhiều hệ thống nhắn tin bằng giọng nói khá đơn giản để thiết lập và sử dụng.Người dùng ghi lại một thông điệp gửi đi với thông tin cơ bản, chẳng hạn như tên và các phương thức bổ sung để tiếp cận anh ấy hoặc cô ấy.Khi một cuộc gọi được gửi đến thư thoại, người gọi sẽ nghe thông tin này trước khi có cơ hội ghi tin nhắn cho người dùng.Để nghe các tin nhắn mới, người dùng phải truy cập hệ thống và thường nhập mật mã người dùng chọn.Sau khi thông báo mới được phát, người dùng có thể lưu hoặc xóa tin nhắn hoặc phát lại trước khi truy cập ghi âm được lưu trữ tiếp theo.Một số hệ thống cũng bao gồm các tính năng bổ sung, chẳng hạn như gửi thông báo về cuộc gọi đến các mạng khác.Chẳng hạn, khi để lại tin nhắn, người gọi có thể có tùy chọn để trang người dùng.Các mạng tích hợp khác có thể cho phép người gọi gửi thông báo email hoặc fax cho người dùng.Bằng cách tích hợp nhiều hệ thống tin nhắn, người gọi có cơ hội cải thiện nhanh chóng liên hệ với thông tin của họ. Một tính năng quan trọng khác của nhiều hệ thống thư thoại là tùy chọn truy cập tin nhắn từ điện thoại hoặc thiết bị bên ngoài.Để làm như vậy, người thường phải gọi số được gắn vào hệ thống Messenger thoại và chờ tin nhắn gửi đi được ghi lại.Sau đó, bằng cách đấm vào mã truy cập được chỉ định bởi người dùng hoặc được chỉ định, các tin nhắn có thể đạt được.Tính linh hoạt của hệ thống được nhiều người coi là một sức mạnh lớn, vì mọi người có thể tiếp cận tin nhắn trên mạng từ bất kỳ điện thoại hoặc thiết bị di động nào.