Qu'est-ce qu'une demande d'appel d'offres?

Parfois appelé simplement RFT, une demande d'appel d'offres est un document qui sert d'invitation aux fournisseurs et à divers types de fournisseurs pour fournir des biens et services à l'émetteur du document.Pour la plupart, ce type d'invitation est utilisé par des entités gouvernementales allant du niveau local au niveau national.Une demande d'appel d'offres fournit une fonction similaire à la demande de proposition ou de DP dans le secteur privé.

L'une des caractéristiques distinctives d'une demande d'appel d'offres est que l'invitation n'est pas émise à un groupe restreint de fournisseurs potentiels.Ceci est différent d'une demande de proposition, où le document peut être un peu large ou très détaillé, et ne s'adresse qu'aux fournisseurs qui, selon la société, peuvent répondre à ses besoins.Les gouvernements se concentrent plutôt sur la fourniture d'informations très spécifiques sur les types de marchandises qu'ils souhaitent et invitent à fournir un large éventail de fournisseurs potentiels.Toute entreprise ou individu qui répond aux critères établies dans le texte du document est libre de postuler et peut-être l'octroi du statut d'un fournisseur autorisé.

Dans certains pays, répondre à une demande d'appel d'offres exige que le fournisseur potentiel soumette ce que l'on appelle une demande d'informations, ou RFI.Ce document fournit essentiellement des antécédents sur le fournisseur potentiel, y compris des détails sur le nombre d'années d'activité, des informations concernant la stabilité financière de l'entreprise et tout autre facteur qui pourrait être pertinent pour se qualifier en tant que fournisseur autorisé pour le gouvernement.Une copie du document peut être soumise avec la soumission de la RFT, ou le vendeur peut être tenu d'affirmer qu'un RFI a été précédemment soumis, faisant référence à la date et à l'entité gouvernementale qui a reçu la demande d'information.

Il n'y a pas de modèle standard pour préparer une demande d'appel d'offres.Le document final reflétera les réglementations et les normes actuelles que le gouvernement doit observer.Cela signifie que le projet final est susceptible d'être très détaillé et de fournir à tous les fournisseurs potentiels des informations adéquates pour déterminer si elles devraient ou ne doivent pas répondre à la demande.Les exigences de ce type empêchent les fournisseurs qui ne respectent pas les normes gouvernementales de passer du temps à créer une réponse qui est très susceptible d'être prise en compte, tout en minimisant le nombre de réponses qui doivent être examinées par l'entité qui a publié la demande d'appel d'offres.