Qu'est-ce que la gestion des dépenses?

La gestion des dépenses est un processus pour suivre les dépenses des employés, ou en cas de travail indépendant, pour gérer personnellement les dépenses associées à la création d'affaires.Avoir de tels systèmes est important pour documenter correctement les dépenses sur les dossiers tels que les déclarations fiscales en plus de l'audit des employés afin de s'assurer qu'ils se conforment aux politiques de l'entreprise sur les dépenses.Un certain nombre d'entreprises produisent des logiciels de gestion des dépenses pour aider à ce processus, ce qui facilite le suivi des dépenses correctement.

Dans les entreprises de toute taille, les employés peuvent engager des dépenses au nom de l'entreprise dans le cadre de leur travail.Certaines entreprises autorisent uniquement les employés à le faire avec la permission, comme lorsqu'un propriétaire d'une petite entreprise envoie un employé au magasin de fournitures de bureau pour répondre à un besoin spécifique.D'autres peuvent fournir aux employés des comptes de dépenses, leur permettant d'utiliser des fonds à des fins préautorisées sans vérifier d'abord.Dans les deux cas, la gestion des dépenses est nécessaire.

Les employés soumettent une documentation pour toutes les dépenses qu'ils engagent.Cela comprend une ventilation détaillée, montrant comment ils ont dépensé l'argent et comment il s'applique à l'entreprise.Les dépenses peuvent inclure le divertissement des clients, la nourriture et le logement lors de voyages d'affaires, de location de voitures, de billets d'avion, etc.L'entreprise peut auditer les dépenses pour s'assurer qu'elle est dans des limites raisonnables, comme l'allocation de compagnie de l'entreprise pour les repas.Les personnes réclamant des dépenses excessives ou inhabituelles peuvent être soumises à un examen approfondi et pourraient avoir des privilèges révoqués si la société estime que leurs dépenses sont abusives.

Le logiciel peut faciliter la gestion des dépenses.Les comptables ou le personnel des ressources humaines peuvent mettre en place des profils pour chaque employé pour suivre les dépenses.Le logiciel facilite le fait de revenir sur l'historique antérieur, de suivre les modifications et de réaliser des dépenses liées à des événements particuliers.En cas d'audit, le personnel peut évaluer les profils des employés pour des signes d'activité frauduleGardez les coûts à baisser et suivez correctement les dépenses pour les impôts.Ces dépenses peuvent être traitées comme des déductions fiscales, tant que la documentation est maintenue à portée de main et qu'elles sont correctement classées.Certaines catégories de dépenses, comme le divertissement, sont soumises à un examen approfondi de la part des autorités fiscales, et les programmes de gestion des dépenses peuvent fournir des conseils et des astuces pour réduire les chances d'audit fiscal, tels que les dépenses de signalisation qui semblent disproportionnellement élevées par rapport à d'autres dépensesou revenu.