Vad är kostnadshantering?

Kostnadshantering är en process för att hålla reda på anställdas utgifter, eller för egenföretagande, för att personligen hantera utgifter i samband med att göra affärer.Att ha sådana system på plats är viktigt för att dokumentera utgifter på rätt sätt på ansökningar som skatteregistreringar utöver revisionsanställda för att se till att de uppfyller företagets policy på utgifter.Ett antal företag producerar utgiftshanteringsprogramvara för att hjälpa till med denna process, vilket gör det lättare att spåra utgifter korrekt.

I företag av alla storlekar kan anställda ådra sig utgifter för företagets vägnar som en del av deras arbete.Vissa företag tillåter endast anställda att göra detta med tillstånd, som när en liten företagare skickar en anställd till kontorsförsörjningsbutiken för att tillgodose ett specifikt behov.Andra kan ge anställda kostnadskonton, vilket gör att de kan använda medel för förhandsfall utan att kontrollera först.I båda fallen är kostnadshantering nödvändig.

Anställda lämnar in dokumentation för alla utgifter de har.Detta inkluderar en detaljerad uppdelning, som visar hur de spenderade pengarna och hur det gäller för verksamheten.Kostnader kan inkludera kundunderhållning, mat och bostäder på affärsresor, biluthyrning, flygbiljett och så vidare.Företaget kan granska utgifterna för att se till att de ligger inom rimliga gränser, till exempel företaget per diembidrag för måltider.Människor som hävdar överdrivna eller ovanliga utgifter kan bli föremål för noggrann granskning och kan få privilegier återkallade om företaget anser att deras utgifter är kränkande.

Programvara kan underlätta kostnadshantering.Revisorer eller personalpersonal kan ställa in profiler för varje anställd för att spåra utgifter.Programvaran gör det enkelt att titta tillbaka på tidigare historia, spåra förändringar och dra upp utgifter relaterade till särskilda händelser.I händelse av en revision kan personal utvärdera anställdas profiler för tecken på bedräglig verksamhet, som fördubblat kvitton, påståenden om affärskostnader när anställda var på personliga resor, och så vidare.

För egenföretagare är utgiftshantering viktig förHåll kostnaderna nere och spårutgifter ordentligt för skatter.Dessa utgifter kan behandlas som skatteavdrag, så länge dokumentationen hålls till hands och de klassificeras korrekt.Vissa utgiftskategorier, som underhållning, är föremål för noggrann granskning från skattemyndigheterna, och kostnadshanteringsprogram kan ge tips och tricks för att minska risken för en skatterevision, till exempel flaggskostnader som verkar oproportionerligt höga i jämförelse med andra utgiftereller inkomst.