Hva er utgiftsstyring?

Kostnadsstyring er en prosess for å holde oversikt over ansattes utgifter, eller i tilfelle av selvstendig næringsdrivende, for personlig å håndtere utgifter forbundet med å drive forretning.Å ha slike systemer på plass er viktig for å dokumentere utgifter riktig på innleveringer som skatteoppgaver i tillegg til revisjonsansatte for å sikre at de overholder selskapets retningslinjer for utgifter.En rekke selskaper produserer programvare for kostnadsstyring for å hjelpe deg med denne prosessen, noe som gjør det lettere å spore utgifter riktig.

I selskaper av alle størrelser, kan ansatte pådra seg utgifter på vegne av selskapet som en del av arbeidet.Noen selskaper lar bare ansatte gjøre dette med tillatelse, som når en liten bedriftseier sender en ansatt til kontorforsyningsbutikken for å dekke et spesifikt behov.Andre kan gi ansatte utgiftskontoer, slik at de kan bruke midler til forhåndsutviklede formål uten å sjekke først.I begge tilfeller er utgiftsstyring nødvendig.

Ansatte sender inn dokumentasjon for alle utgiftene de pådrar seg.Dette inkluderer en detaljert sammenbrudd, som viser hvordan de brukte pengene og hvordan det gjelder virksomheten.Utgifter kan omfatte klientunderholdning, mat og bolig på forretningsreiser, bilutleie, flybillett og så videre.Selskapet kan revidere utgifter for å sikre at de er innenfor rimelige grenser, for eksempel selskapets fall for måltider.Regnskapsførere eller personell for menneskelige ressurser kan sette opp profiler for hver ansatt for å spore utgifter.Programvaren gjør det enkelt å se tilbake på tidligere historie, spore endringer og trekke opp utgifter relatert til bestemte hendelser.I tilfelle en revisjon, kan personell evaluere ansattes profiler for tegn på uredelig aktivitet, som doblet kvitteringer, påstander om forretningsutgifter når ansatte var på personlige turer, og så videre.

For selvstendig næringsdrivende er kostnadsstyring viktig forHold kostnadene nede og spore utgifter riktig for skatter.Disse utgiftene kan behandles som skattefradrag, så lenge dokumentasjonen holdes på hånden og de er riktig klassifisert.Enkelte utgiftskategorier, som underholdning, er gjenstand for nøye gransking fra skattemyndighetene, og kostnadsstyringsprogrammer kan gi tips og triks for å redusere sjansen for en skatterevisjon, for eksempel flaggutgifter som virker uforholdsmessig høy i forhold til andre utgiftereller inntekt.