Apa itu perangkat lunak telekonferensi?
Perangkat Lunak Telekonferensi adalah program komputer yang digunakan untuk memungkinkan banyak orang di berbagai lokasi untuk mendengar dan berbicara satu sama lain menggunakan sistem telekomunikasi.Jenis perangkat lunak ini biasanya digunakan dalam bisnis internasional tetapi juga dapat ditemukan di organisasi dengan kantor cabang yang terletak di berbagai bagian negara.Ada tiga jenis perangkat lunak telekonferensi: audio, video, dan multimedia.
Tujuan utama perangkat lunak telekonferensi adalah untuk menghapus hambatan komunikasi yang dibuat oleh jarak fisik.Banyak orang di berbagai lokasi dapat berpartisipasi dalam panggilan yang sama.Perangkat lunak ini sangat hemat biaya untuk organisasi besar dan menghemat waktu yang berharga sambil meningkatkan komunikasi.
Telekonferensi audio-only adalah yang paling umum.Jika menggunakan program perangkat lunak internal, semua peserta panggilan mengakses perangkat lunak dengan memutar nomor internal.Program ini mengelola semua pengguna yang berbeda dan memastikan koneksi ke konferensi yang tepat melalui penggunaan nomor identifikasi panggilan.Saat menggunakan penyedia layanan, peserta hubungi biasanya memutar nomor 1-800 dan memasukkan nomor ID konferensi untuk bergabung dengan panggilan.Perbedaan utama adalah dalam biaya.
Telekonferensi video memiliki semua fitur yang sama dengan telekonferensi audio saja, tetapi menambahkan komponen visual.Metode ini digunakan dalam situasi di mana menguntungkan untuk melihat peserta lain.Setiap orang harus memiliki kamera web atau perangkat serupa untuk bertindak sebagai sumber video.Para peserta biasanya dapat memodifikasi layar untuk melihat semua orang secara bersamaan atau hanya orang yang berbicara.
Perangkat lunak telekonferensi multimedia menambahkan fungsionalitas perangkat lunak komputer ke dalam pengalaman.Peserta hubungi dapat mengakses alamat Protokol Internet (IP) tertentu dan memungkinkan peserta lain untuk melihat dengan tepat apa yang ada di layar komputer secara real time.Ini adalah alat yang sangat baik untuk menunjukkan fitur perangkat lunak, berbagi informasi atau menunjukkan fungsi tertentu.
Ada dua cara untuk mengelola perangkat lunak teleconference: secara internal atau melalui penyedia layanan.Perusahaan yang sangat besar dengan jaringan kantor cabang mungkin merasa lebih hemat biaya untuk mengimplementasikan dan mendukung perangkat lunak teleconference secara internal.Banyak dari perusahaan ini telah berinvestasi dalam paket perangkat lunak telekomunikasi untuk mengelola semua saluran telepon dan faks mereka.Dalam banyak kasus, telekonferensi adalah modul tambahan dari perangkat lunak yang sama.
Penyedia layanan eksternal menawarkan akses ke perangkat lunak telekonferensi melalui kontrak tahunan atau biaya per-penggunaan.Daftar fitur yang disediakan biasanya mencakup segala sesuatu mulai dari panggilan telepon dasar hingga telekonferensi berbasis internet untuk sejumlah besar orang.Biaya untuk layanan ini biasanya terkait dengan jumlah peserta bersamaan, dan ini merupakan pemanfaatan sumber daya.