Apa yang dilakukan sekretaris departemen?

Seorang sekretaris departemen biasanya bertanggung jawab atas berbagai pekerjaan klerikal dan untuk memfasilitasi komunikasi antara anggota departemen yang berbeda.Sebagian besar pekerjaan ini melibatkan pembuatan dan penggunaan dokumen yang diketik, sering menggunakan berbagai program komputer, yang diberikan kepada orang lain di dalam departemen.Pengajuan dan organisasi dokumen juga dapat menjadi aspek utama dari pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris departemen, meskipun sebagian besar dari ini telah dikomputerisasi.Komunikasi antara orang yang berbeda dalam suatu bisnis juga dapat dilakukan melalui sekretaris, yang mungkin bertanggung jawab untuk mengawasi pesan intra-office dan menyampaikan informasi kepada berbagai karyawan.

Tugas yang dilakukan oleh sekretaris departemen dapat bervariasi sedikit, tergantung padasifat bisnis tempat dia bekerja.Secara umum, bagaimanapun, banyak pekerjaan yang dilakukan dalam posisi ini melibatkan penciptaan dan organisasi berbagai dokumen yang diperlukan oleh perusahaan.Seorang manajer mungkin menulis jadwal untuk departemen dengan tangan dan kemudian memberikannya kepada sekretaris departemen untuk mengetiknya.Jenis interaksi ini cukup umum, sehingga sekretaris dapat diandalkan untuk membantu orang lain dengan penyelesaian tujuan dan tugas yang diperlukan.

pengajuan dan organisasi dokumen fisik juga dapat menjadi bagian penting dari pekerjaan yang dilakukan oleh departemen suatu departemensekretaris.Meskipun jenis tugas ini mungkin tampak sepele, sangat penting bahwa dokumen dan catatan dapat ditemukan dan digunakan saat dibutuhkan.Jika seorang karyawan perlu dapat menemukan dokumen keuangan untuk klien, misalnya, maka pengarsipan dan organisasi yang tepat dapat berarti perbedaan dalam jam kerja untuk menemukannya.

Informasi digital telah menggantikan dokumen fisik dalam banyak hal, bagaimanapun, demikian, demikianBanyak jenis pengajuan ini telah berkurang.Seorang sekretaris departemen mungkin diharapkan untuk membuat cadangan fisik file digital dan mengaturnya dengan cara yang dapat diandalkan.Pelabelan dan pengajuan yang tepat dari jenis catatan cadangan ini mungkin memerlukan koordinasi antara sekretaris dan karyawan Teknologi Informasi (TI) di sebuah perusahaan.

Sekretaris departemen juga diharapkan untuk membantu komunikasi di dalam kantor atau tempat bisnis lainnya.Email dan teknologi telepon yang lebih baik telah membuat interaksi antara karyawan lebih mudah dari sebelumnya, tetapi seorang sekretaris masih bisa menjadi penting untuk menyampaikan informasi.Jadwal yang diminta sekretaris departemen untuk mengetik, misalnya, mungkin perlu diemail ke setiap karyawan sesudahnya.Panggilan telepon yang masuk juga dapat diterima oleh sekretaris dan kemudian diteruskan sebagaimana mestinya di seluruh bisnis.