Ano ang ginagawa ng isang Kalihim ng Kagawaran?

Ang isang Kalihim ng Kagawaran ay karaniwang responsable para sa isang malawak na hanay ng mga clerical na gawain at para sa pagpapadali ng komunikasyon sa pagitan ng iba't ibang mga miyembro ng isang kagawaran.Karamihan sa gawaing ito ay nagsasangkot ng paglikha at paggamit ng mga naka -type na dokumento, na madalas na gumagamit ng iba't ibang mga programa sa computer, na ibinibigay sa ibang mga indibidwal sa loob ng kagawaran.Ang pag -file at samahan ng papeles ay maaari ding maging isang pangunahing aspeto ng gawaing ginawa ng isang kalihim ng departamento, kahit na ang karamihan sa mga ito ay naging computerized.Ang komunikasyon sa pagitan ng iba't ibang mga tao sa loob ng isang negosyo ay maaari ring maganap sa pamamagitan ng isang kalihim, na maaaring maging responsable sa pangangasiwa ng mga mensahe ng intra-office at pag-relay ng impormasyon sa iba't ibang mga empleyado.Kalikasan ng negosyo na pinagtatrabahuhan niya.Sa pangkalahatan, gayunpaman, ang isang mahusay na pakikitungo sa gawaing isinagawa sa posisyon na ito ay nagsasangkot sa paglikha at samahan ng iba't ibang mga dokumento na kinakailangan ng kumpanya.Maaaring isulat ng isang manager ang isang iskedyul para sa isang kagawaran sa pamamagitan ng kamay at pagkatapos ay ibigay ito sa Kalihim ng Kagawaran upang i -type ito.Ang mga ganitong uri ng pakikipag -ugnay ay medyo pangkaraniwan, at sa gayon ang Kalihim ay maaaring umasa upang matulungan ang iba sa pagkumpleto ng mga layunin at gawain kung kinakailangan.Kalihim.Habang ang mga ganitong uri ng tungkulin ay maaaring mukhang walang halaga sa mga oras, napakahalaga na ang mga gawaing papel at talaan ay matatagpuan at magamit kung kinakailangan.Kung ang isang empleyado ay kailangang makahanap ng mga gawaing pampinansyal para sa isang kliyente, halimbawa, kung gayon ang wastong pag -file at samahan ay maaaring mangahulugan ng pagkakaiba sa mga oras ng trabaho upang mahanap ito.Karamihan sa ganitong uri ng pag -file ay nabawasan.Ang isang Kalihim ng Kagawaran ay maaaring asahan na lumikha ng pisikal na pag -backup ng mga digital na file at ayusin ang mga ito sa isang maaasahang paraan.Ang wastong pag -label at pag -file ng mga ganitong uri ng mga backup na tala ay maaaring mangailangan ng koordinasyon sa pagitan ng isang sekretarya at mga empleyado ng teknolohiya ng impormasyon (IT) sa isang kumpanya.Ang email at pinahusay na teknolohiya ng telepono ay gumawa ng mga pakikipag -ugnayan sa pagitan ng mga empleyado na mas madali kaysa dati, ngunit ang isang sekretarya ay maaari pa ring maging mahalaga para sa pag -relay ng impormasyon.Ang iskedyul na hiniling ng isang Kalihim ng Kagawaran na mag -type, halimbawa, ay maaaring kailangang ma -email sa bawat empleyado pagkatapos.Ang mga papasok na tawag sa telepono ay maaari ding matanggap ng isang kalihim at pagkatapos ay maipasa bilang naaangkop sa buong negosyo.