Thư ký bộ phận làm gì?

Một thư ký bộ phận thường chịu trách nhiệm cho một loạt các công việc văn thư và để tạo điều kiện giao tiếp giữa các thành viên khác nhau của một bộ phận.Phần lớn công việc này liên quan đến việc tạo và sử dụng các tài liệu được đánh máy, thường sử dụng các chương trình máy tính khác nhau, được cung cấp cho các cá nhân khác trong bộ phận.Nộp đơn và tổ chức giấy tờ cũng có thể là một khía cạnh chính của công việc được thực hiện bởi một thư ký bộ phận, mặc dù phần lớn điều này đã trở nên máy tính.Giao tiếp giữa những người khác nhau trong một doanh nghiệp cũng có thể diễn ra thông qua một thư ký, người có thể chịu trách nhiệm giám sát các tin nhắn nội bộ và chuyển tiếp thông tin cho các nhân viên khác nhau. Các nhiệm vụ được thực hiện bởi một thư ký bộ phận có thể thay đổi khá nhiều, tùy thuộc vàoBản chất của doanh nghiệp mà anh ấy hoặc cô ấy làm việc cho.Tuy nhiên, nói chung, rất nhiều công việc được thực hiện ở vị trí này liên quan đến việc tạo và tổ chức các tài liệu khác nhau cần thiết cho công ty.Một người quản lý có thể viết một lịch trình cho một bộ phận bằng tay và sau đó cung cấp cho Bộ trưởng Bộ để nhập nó.Các loại tương tác này là khá phổ biến, và do đó, thư ký có thể dựa vào để hỗ trợ người khác hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ khi cần thiết.thư ký.Mặc dù đôi khi các loại nhiệm vụ này có vẻ tầm thường, nhưng điều cực kỳ quan trọng là giấy tờ và hồ sơ có thể được tìm thấy và sử dụng khi cần thiết.Ví dụ, nếu một nhân viên cần tìm thấy giấy tờ tài chính cho khách hàng, thì việc nộp đơn và tổ chức thích hợp có thể có nghĩa là sự khác biệt trong giờ làm việc để tìm thấy nó. Tuy nhiên, thông tin kỹ thuật số đã thay thế giấy tờ vật lý theo nhiều cáchPhần lớn loại nộp đơn này đã giảm đi.Một thư ký bộ phận có thể được dự kiến sẽ tạo sao lưu vật lý của các tệp kỹ thuật số và sắp xếp chúng một cách đáng tin cậy.Ghi nhãn đúng cách và nộp các loại hồ sơ dự phòng này có thể yêu cầu sự phối hợp giữa nhân viên thư ký và công nghệ thông tin (CNTT) tại một công ty.Email và công nghệ điện thoại được cải thiện đã làm cho sự tương tác giữa các nhân viên dễ dàng hơn bao giờ hết, nhưng một thư ký vẫn có thể quan trọng để chuyển tiếp thông tin.Lịch trình mà một thư ký bộ phận được yêu cầu gõ, ví dụ, có thể cần phải được gửi qua email cho mỗi nhân viên sau đó.Các cuộc gọi điện thoại đến cũng có thể được thư ký nhận được và sau đó được chuyển tiếp khi thích hợp trong suốt một doanh nghiệp.