Apa yang dilakukan petugas administrasi?
Petugas administrasi memberikan dukungan kepada pengawas, manajer, dan eksekutif.Dia biasanya diharuskan fleksibel dan membagi waktunya karena kebutuhan karyawan ini bervariasi.Meskipun ia biasanya bekerja di lingkungan kantor, ia juga dapat melaksanakan tanggung jawab administratifnya dalam lingkungan produksi, industri atau manufaktur.
Apa yang biasanya membedakan petugas administratif dari sekretaris adalah bahwa pekerjaannya biasanya lebih fokus pada menjaga operasi umum tetap berjalanDengan lancar daripada mengelola acara harian.Dia juga biasanya bekerja untuk lebih dari satu orang.Di sebagian besar atmosfer bisnis, ia umumnya melakukan pekerjaannya dengan sedikit atau tanpa pengawasan harian langsung.
Tugas pegawai administrasi sangat bergantung pada sifat bisnis tempat ia bekerja.Secara umum, ia biasanya diharapkan untuk merencanakan dan menerapkan pertemuan, menjadwalkan perjalanan dan transportasi dan memastikan komunikasi yang optimal di antara departemen.Jika orang -orang yang dia bekerja tetap mengikuti kegiatan dan perkembangan bisnis, dia biasanya dianggap berhasil.
Menjaga hal -hal berjalan dengan lancar biasanya membutuhkan keterampilan komputer yang baik.Petugas administrasi sering menggunakan berbagai program perangkat lunak untuk mempertahankan kalender eksekutif, membuat spreadsheet dan menyusun laporan.Keterampilan online -nya umumnya diperlukan untuk melakukan penelitian atas nama atasannya dan mempertahankan komunikasi email dengan rekan bisnis.Dia juga mungkin diminta untuk memanfaatkan program pengolah kata untuk menulis dan mengedit korespondensi dan menggunakan perangkat lunak grafis untuk membuat presentasi visual.
Di beberapa perusahaan yang lebih besar, seorang petugas administrasi mungkin sering diminta untuk memantau tingkat produktivitas di departemen yang berbeda dan merekomendasikan perubahan untuk meningkatkanefisiensi.Saran -saran ini dapat mencakup perubahan staf atau meningkatkan atau mengganti mesin atau peralatan kantor utama.Petugas administrasi juga sering bertanggung jawab untuk mempertahankan inventaris perlengkapan kantor dan menegosiasikan kesepakatan dengan vendor.
Untuk menjadi sukses dalam posisi ini biasanya membutuhkan keterampilan organisasi dan komunikasi yang hebat.Mendukung banyak manajer dan pengawas membutuhkan kemampuan manajemen waktu yang sangat baik.Menjaga semua orang puas umumnya membutuhkan diplomasi dan kebijaksanaan pada bagian dari petugas administrasi.
Diploma sekolah menengah atau setara biasanya diperlukan untuk posisi ini meskipun gelar associate biasanya lebih disukai.Beberapa perusahaan membutuhkan gelar sarjana seni liberal atau komunikasi.Kadang -kadang diyakini bahwa semakin berpendidikan bahwa eksekutif perekrutan, semakin berpendidikan bahwa petugas administrasi.Pengalaman sebagai sekretaris atau asisten kantor bermanfaat untuk dipertimbangkan untuk posisi ini.Latar belakang dalam operasi komputer dan dukungan kantor dianggap sebagai aset.