Cos'è la trascrizione dei documenti?

Il documento di trascrizione converte i documenti cartacei in un formato digitale modificabile.Questo può essere fatto per leggibilità, conversione in file digitali o una serie di altri motivi.Le aziende sono disponibili per eseguire questo compito a pagamento o le aziende possono gestire le loro esigenze di trascrizione internamente.Per alcuni tipi di documenti, può essere richiesta una gestione speciale nel processo di conversione a causa di una natura o un'età sensibile ai documenti.In queste situazioni, potrebbe essere necessario utilizzare un servizio di specialità.

Questo processo può essere eseguito in diversi modi.Alcune aziende scansionano i documenti e utilizzano un programma per convertire le informazioni stampate in una forma digitale modificabile.Un tecnico esamina la trascrizione della macchina per correggere eventuali errori.Questi possono includere swap di caratteri o sostituzioni, campi spostati e altri problemi che possono sorgere.Il programma per computer potrebbe essere in grado di apprendere dalle correzioni e applicarlo alle attività di trascrizione dei documenti futuri per ridurre il tasso di errore.

Un'altra opzione è la trascrizione manuale, in cui una dattilografia funziona dal documento originale o un fax di alta qualità per generare un nuovoCopia digitale.Ciò può essere necessario quando i documenti includono calligrafia angusta o insolita con cui un computer potrebbe avere problemi o caratteri speciali che non sono comunemente usati.I documenti storici in inglese, ad esempio, possono contenere diversi personaggi non utilizzati nell'inglese moderno che un computer avrebbe difficoltà a interpretare.

I documenti storici possono richiedere cure speciali perché i trascrittori vogliono evitare danni all'originale.Le attività di scansione e simili possono esporre documenti alla luce ultravioletta e devono essere eseguite con cautela per preservare l'integrità dell'originale.I trascritisti devono anche mantenere le mani pulite e possono indossare guanti mentre si maneggiano il materiale.La digitalizzazione attraverso la trascrizione dei documenti può rendere i registri storici più accessibili ai ricercatori e al pubblico generale;Una struttura potrebbe, ad esempio, caricare lettere storiche sul suo sito Web per chiunque abbia un interesse da esaminare.

Le scartoffie del governo possono essere sottoposte alla trascrizione del documento.Ciò può includere record storici come i vecchi dati del censimento e documenti più recenti che non sono disponibili in forma digitalizzata.Potrebbe essere necessario utilizzare un trascrittore certificato a causa della sensibilità delle informazioni, per garantire che i documenti non vengano modificati quando vengono inseriti in forma digitale.Le persone che hanno intenzione di utilizzare documenti digitalizzati dal loro paese d'origine per attività come le domande di cittadinanza potrebbero voler chiedere a un funzionario governativo di eventuali passi che devono essere adottati per convalidare la trascrizione del documento.