Hva er dokumenttranskripsjon?

Dokumenttranskripsjon konverterer papirdokumenter til et redigerbart digitalt format.Dette kan gjøres for lesbarhet, konvertering til digitale filer eller en rekke andre grunner.Bedrifter er tilgjengelige for å utføre denne oppgaven mot et gebyr, eller selskaper kan håndtere transkripsjonsbehovene sine internt.For visse typer dokumenter kan det være nødvendig med spesiell håndtering i konverteringsprosessen på grunn av en dokumenters sensitiv karakter eller alder.I disse situasjonene kan det være nødvendig å bruke en spesialitetstjeneste.

Denne prosessen kan gjøres på flere måter.Noen selskaper skanner dokumenter og bruker et program for å konvertere den trykte informasjonen til en redigerbar digital form.En tekniker gjennomgår maskintranskripsjonen for å rette opp eventuelle feil.Disse kan omfatte karakterbytter eller substitusjoner, forskjøvede felt og andre problemer som kan oppstå.Dataprogrammet kan være i stand til å lære av korreksjonene og anvende dette på fremtidige dokumenttranskripsjonsoppgaver for å redusere feilraten.

Et annet alternativ er manuell transkripsjon, der en maskinskriver jobber fra originaldokumentet eller en faksimile av høy kvalitet for å generere en ferskDigital kopi.Dette kan være nødvendig når dokumenter inkluderer trangt eller uvanlig håndskrift som en datamaskin kan ha problemer med, eller spesialtegn som ikke ofte brukes.Historiske dokumenter på engelsk, for eksempel, kan inneholde flere tegn som ikke er brukt på moderne engelsk som en datamaskin vil ha vanskeligheter med å tolke.

Historiske dokumenter kan kreve spesiell pleie fordi transkribenter ønsker å unngå skade på originalen.Skanning og lignende aktiviteter kan utsette papirer for ultrafiolett lys, og må utføres med forsiktighet for å bevare integriteten til originalen.Transkripsjonister må også holde hendene rene og kan bruke hansker mens de håndterer materialet.Digitalisering gjennom dokumenttranskripsjon kan gjøre historiske poster mer tilgjengelige for forskere og allmennheten;Et anlegg kan for eksempel laste opp historiske brev til nettstedet for alle som har en interesse å lese.

Regjeringspapirer kan utsettes for dokumenttranskripsjon.Dette kan omfatte historiske poster som gamle folketellingsdata samt nyere dokumenter som ikke er tilgjengelige i en digitalisert form.Det kan være nødvendig å bruke en sertifisert transkripsjonist på grunn av informasjonens følsomhet, for å sikre at dokumenter ikke blir endret når de legges inn i digital form.Personer som planlegger å bruke digitaliserte dokumenter fra hjemlandet for aktiviteter som statsborgerskapssøknader, vil kanskje spørre en myndighetsperson om eventuelle skritt som må tas for å validere dokumenttranskripsjonen.