Quali sono i migliori suggerimenti per la gestione delle ricevute?
La gestione delle ricevute dovrebbe iniziare con sforzi impegnati per garantire che tutti i documenti siano accurati e completi.Quindi, dovrebbe essere presa una decisione su dove saranno conservati i registri.Una volta che esiste un'area designata per le ricevute, dovrebbero essere ordinate in categorie e sottocategorie principali.Per semplificare il processo, le persone potrebbero voler prendere in considerazione la conversione dei record cartacei in file digitali.
Le persone dovrebbero rendersi conto di quanto sia importante la gestione delle ricevute e quanto possa essere costoso se l'attività viene trascurata.Considerando questa importanza, il primo passo nella gestione delle ricevute è assicurarsi che siano complete e accurate.Ciò è particolarmente importante quando i documenti vengono scritti a mano.Le autorità fiscali e i datori di lavoro tendono a richiedere informazioni dettagliate se un record deve essere considerato valido.
La gestione delle ricevute è diversa dal mantenimento delle ricevute.Quando una persona ha semplicemente l'abitudine di mantenere questi documenti, può posizionarne con noncuranza in una posizione e altri in luoghi diversi e solo girarle quando necessario.La gestione delle ricevute significa che i documenti sono tenuti in modo organizzato in un'unica posizione.
Una delle raccomandazioni iniziali per l'organizzazione delle ricevute è quella di separare i documenti in base alla loro rilevanza.Ad esempio, una persona potrebbe aver bisogno di conservare le ricevute per transazioni personali, spese di lavoro e le sue spese di piccole imprese.In casi come questo, dovrebbe mantenere tre file diversi.Per semplificare le questioni, poiché i record vengono aggiunti a ciascun file dovrebbero essere inseriti in sottocategorie.Ad esempio, le ricevute di carburante e le entrate di intrattenimento devono essere separate.
Un modo per semplificare drasticamente la gestione delle ricevute è scansionarli in un computer e mantenendo i record digitali.Fare questo su base regolare lo rende un compito molto meno arduo di quanto lo sarà se viene accumulato uno stack di documenti e deve essere scansionato contemporaneamente.Un altro vantaggio della gestione digitale è che ogni record può essere fornito tag, il che renderà molto più semplice il riferimento.Dal momento che esiste sempre la possibilità che qualcosa possa accadere a un computer di persone, è meglio assicurarsi che questi file siano eseguiti il backup.
Le persone senza tempo, conoscenza o pazienza per convertire le loro entrate cartacee in registri digitali potrebbero volerPrendi in considerazione i servizi di gestione dei documenti.Questo tipo di fornitore di servizi accetta generalmente le ricevute in diversi formati e le scansionano e le organizzeranno per i loro clienti.Prima di pagare per questo tipo di servizio, tuttavia, è meglio assicurarsi che le parti con cui i record debbano essere condivisi li accettano in questo formato.